Waarom gaan mensen naar een event? Om kennis te maken met nieuwe producten, inzichten te verwerven en vooral: andere gelijkgestemde zielen te ontmoeten. Daarom is het uiterst belangrijk om voldoende netwerkmogelijkheden te voorzien op jouw eigen evenement. We geven je 4 slimme manieren waarmee je dat voor elkaar krijgt!

1. Communiceer wat mensen van jouw event mogen verwachten

Een evenement draait om mensen. Jij en je team die het organiseren, de partners en mogelijke sponsors die je betrekt en uiteindelijk je bezoekers.

Laten we ons even richten op die laatste, want aan het einde van de rit moeten er natuurlijk mensen komen opdagen. Laat hen daarom weten waarom ze moeten komen opdagen. Is jouw evenement voornamelijk consumentengericht? Breng potentiële bezoekers dan in de verleiding met een stijlvol feest boordevol entertainment, gratis gadgets en productdemo’s.

Zet je een event op touw voor bedrijven, dan kan je aan de slag gaan met inspirerende content en gerenommeerde gastsprekers. En vooral: concrete netwerkopportuniteiten. Want door consistent en regelmatig te communiceren met mogelijke geïnteresseerden, kan je de dag zelf een betrokken publiek bij elkaar brengen met dezelfde interesses en belangen. En daar wordt iedereen beter van. In een notendop: ken je doelpubliek en communiceer duidelijk welke meerwaarde je voor hen creëren via jou event.

2. Gebruik een event app

Niets is leuker dan huiswaarts keren met een nieuwe business-opportuniteit op zak. Gebruik daarom een event app waarmee bezoekers kunnen netwerken, om op de grote dag zelf af te spreken.

We spreken uit ervaring, want voor WebTomorrow hebben we zélf een beroep gedaan op zo’n app. Conversation Starter, een app van de gelijknamige Antwerpse start-up, werd ingezet om 1.300 bezoekers met elkaar te connecteren. Op basis van verzoeken en aanbiedingen konden gebruikers via de web app meetings inplannen, wat ook gretig gebeurde. In totaal vonden er meer dan 400 face-to-face meetings plaats. En zo wisten we de tevredenheid van de bezoekers een extra duwtje in de rug te geven; maar liefst 83% van de gebruikers gaf achteraf aan één of meer Conversation Starter meetings op te volgen - indrukwekkend!

3. Zorg voor meeting points

Wie een groter event organiseert, ziet soms het bos door de bomen niet meer. En het laatste wat je wil, is dat je bezoekers hetzelfde ervaren. Zorg daarom voor meeting points, zoals bijvoorbeeld genummerde tafeltjes, en laat de aanwezige gasten niet verdwalen in chaos.

Maak het je bezoekers extra makkelijk door de meeting points aan te duiden op het grondplan en duidelijke wegwijzers te plaatsen. We spreken opnieuw uit ervaring: meetings op WebTomorrow die met Conversation Starter werden gepland, kregen elk automatisch één van de door ons voorziene meeting points toegewezen.

4. Denk ook aan de communicatie tijdens het event

Eventcommunicatie stopt niet wanneer het evenement van start gaat, integendeel. Vandaag de dag willen we 24/7 online zijn, dus zet daarvoor ook de nodige voorzieningen op touw. Heb je voor een deftige internetverbinding gezorgd? Zijn er laadstations waar aanwezigen hun smartphone kunnen opladen? Die zaken lijken logisch, maar worden soms vergeten als de druk te hoog oploopt.

Duid daarnaast zeker een verantwoordelijke aan voor het beheer van je social media kanalen. Met een platform als Hootsuite kan je in real-time reageren op vragen of opmerkingen. En je kan mensen met elkaar in contact brengen via hashtags, Facebook-groepen enzovoort!

Zelf nog tips om het networking gehalte van je event omhoog te krijgen? Deel ze gerust hieronder!