Bron foto: Shutterstock

EDI (Electronic Data Interchange) bestaat al ruim dertig jaar en heeft enigszins het karakter aangenomen van een commodity. Het is er al lang, dus al oud en niet meer van deze tijd. Daardoor krijgt het onterecht weinig échte aandacht. Maar anno 2017 is het belangrijker dan ooit, vooral ook tijdens piek- en feestdagen, zoals Moederdag op 14 mei dat voor de deur staat.  Sterker nog: zonder EDI wordt het moeilijk om deze feestdagen tot een goed einde te brengen.

Revival

EDI wordt al gebruikt sinds eind jaren zestig van de vorige eeuw, vooral om de communicatie tussen klant en leverancier elektronisch en daardoor efficiënter en kosteneffectiever te laten verlopen. De kostenvoordelen hebben bij EDI altijd een belangrijke rol gespeeld. Het is immers een stuk goedkoper om orders elektronisch te verwerken dan via traditionele papieren documenten. Naast de besparingen op arbeid is de foutgevoeligheid veel lager en zijn grote volumes probleemloos te verwerken.

Hoewel de rol van EDI tegenwoordig wat minder prominent lijkt te zijn, zien we toch een belangrijke revival. Die is vooral te verklaren door de snelle en niet meer te stuiten opkomst van e-commerceactiviteiten. Was EDI (inmiddels vaak omgedoopt tot B2B-integratie of B2B-samenwerking) vroeger vooral gericht op de tandem leverancier-zakelijke klant, dan zijn er vandaag meer partijen in de keten nu het internet in veel gevallen de rol heeft overgenomen van het fysieke leverpunt: het magazijn of de winkel.

Competitie, compliance en cashflow

In de aanloop naar verschillende feestdagen is de e-commercesector extreem competitief en neemt de omzet enorm toe. Klanten verwachten een snelle, naadloze koop- en afleverervaring, liefst zonder te wachten. Wie dit dus goed regelt, kan snel voordeel doen. Maar omgekeerd geldt ook: wie het niet goed regelt, mag vrezen voor slechte tijden. Daarbij zijn er meer voordelen te behalen dan alleen meer efficiëntie in het proces, zoals boven omschreven. Met een verregaande elektronische aanpak zijn naast pure efficiëntie ook zaken als compliance en cashmanagement significant te optimaliseren. De toenemende wet- en regelgeving vraagt van bedrijven steeds vaker dat ze regelmatig rapporteren of documenten inzenden. Door deze activiteiten te digitaliseren, is veel winst te behalen. Verder zorgt een soepel proces ook voor snelle factuurverzending en -verwerking, en daardoor voor snelle betaling.

Zakendoen moet soepel en probleemloos verlopen. Elke drempel of storende factor is hinderlijk, zeker als die veroorzaakt wordt door zwak ingerichte processen. Wat in dit verband opvalt, is dat veel bedrijven EDI nog steeds als een technologische aangelegenheid beschouwen. Jammer, want pas als je het vanuit een businessoogpunt benadert, kan je het verschil tussen de lichten-op-groen-houden of echte groei daadkrachtig stimuleren. Maak daarom van EDI een businessdriver die alle processen verbindt, zodat douaneformulieren, security filings, transportinformatie en allerlei andere gegevens geautomatiseerd worden uitgewisseld.

Zelf doen of uitbesteden?

Bij veel bedrijven draait een eigen EDI-oplossing die onderhoud nodig heeft, en waarvoor een organisatie blijvend moet investeren in kennis. Doordat dit type werk geen kernactiviteit is, stappen steeds meer bedrijven over op een SaaS-platform dat vaak naast de bestaande basisfunctionaliteit nog veel extra mogelijkheden biedt op het gebied van B2B-communicatie. Naast die extra functionaliteit biedt een SaaS-aanpak voordelen als een altijd up-to-date platform, een sterk beveiligde omgeving en directe beschikbaarheid van data via elk device dat een verbinding met het internet heeft.

Een ander belangrijk voordeel is schaalbaarheid. Dat is vooral bij feestdagen van belang. In de periode van 11 november tot en met 31 december vorig jaar werd bijna een kwart van de totale jaaromzet in de Belgische e-commerce behaald. Het totaal aan onlinebestedingen in de periodes rond belangrijke feestdagen stijgt altijd aanzienlijk. Dat zorgt voor piekbelastingen waar een SaaS-platform volledig op is voorbereid. De kans dat dat in de toekomst enkel nog zal toenemen, staat als een paal boven water.

Welke aanpak je ook kiest, het is duidelijk dat de rol van EDI nog lang niet is uitgespeeld, maar juist belangrijker is geworden. Neem nu deze Moederdag. Niemand wil klanten teleurstellen omdat het gewenste cadeau niet meer voorradig is of niet op tijd geleverd kan worden, toch?