Efficiënt Email Management: 5 Concrete Stappen - Mail Breaks

Efficiënt Email Management: 5 Concrete Stappen - Mail Breaks
Ook via Facebook houden we jou op de hoogte over everything digital. Volg ons nu!

donderdag 10 mei 2012

Peter Bregman is een Efficiency Specialist met een plan, een 5-stappen plan voor beter email beheer. Nu ik dit zelf uitgebreid getest heb, wil ik dit graag, met verdere input van andere specialisten, delen met jullie. Geef gerust commentaar onderaan als je een waardevolle aanvulling hebt!

Zoals we al in eerdere artikels aangaven, is het sowieso interessant om 'email-pauzes' in te lassen doorheen de dag. Stel vaste momenten in om je emails te checken en op te volgen. Wanneer je de boel weer afsluit, laat het dan ook afgesloten tot je volgende sessie. Dit zorgt ervoor dat je werk niet meer onderbroken wordt door notifications of de verleiding om 'eens snel te kijken'.

Hoe lang die email breaks moeten zijn, bepaal je zelf en hangt sterk af van de job die je uitvoert. En hier komt die vertaling naar de internetsector van pas. Want uiteindelijk vormt email in onze sector een belangrijk onderdeel van ons werk, aangezien we in een online omgeving zitten.

Peter Bregman stelt dat je 's morgens, 's middags en 's avonds telkens best 30 minuten inplant. Maar voor mij persoonlijk is dit lang niet voldoende om alles op te volgen, daarom plan ik telkens 1 uur in en wel op deze momenten:

  • Voor ik mijn dag begin, rond 8 uur
  • om 10 uur
  • Tijdens en vlak na de lunch
  • Rond 17h
  • En tenslotte nog eens controleren om de dag af te sluiten

Hoe regelmatig en wanneer precies, bepaal je dus zelf en leer je best door het gewoon uit te proberen en aan te passen waar nodig.

De 5 stappen gaan dan over hoe je die email break invult, wat je dus precies doet tijdens dat uur.

1 . Verzenden uit eigen initiatief

Open je email programma en verstuur eerst de mails die je tijdens de uren ervoor hebt vastgelegd (via to-do-lijst, of voor de brainees, uit het hoofd..). Dit is al een belangrijke stap, want telkens je werk onderbreken als je bedenkt naar wie je wat moet mailen, zorgt voor vermindering van je focus.

De reden waarom je dit best in't begin van je sessie doet, is om snelle reacties nog tijdens diezelfde sessie te kunnen beantwoorden.

2 . Verwijder rommel

Na het verzenden kan je snel je inbox overlopen en let je vooral op verzenders en onderwerpen, verwijder mails die je niet gaat lezen onmiddellijk (blasts, spam, notifications van social networks, ...). Het resultaat is een veel duidelijker overzicht van wat je echt moet bekijken. Dankzij die pak minder mails, zie je het ook beter zitten om ze allemaal nog tijdens die email break te behandelen.

3 . Antwoorden

Sommigen laten er zich aan vangen alles te overlopen om te kijken wat je best eerst beantwoordt. Dit is tijdverspilling. Wanneer je jouw hele inbox wil behandelen in één email break, is elke minuut belangrijk. Best is om gewoon bovenaan (meestal de recentste mails) te beginnen en de lijst in volgorde af te lopen. Zo loop je ook niet het gevaar dat je antwoordt op een mail met meerdere ontvangers, waarop eigenlijk een paar minuten later al een antwoord werd gegeven. Emails met meerdere replies/FW's bekijk je dan met de nieuwste bovenaan en dan kan je de hele mail doorscrollen om alle berichten te lezen.

4 . Klasseren in folders (?)

Dit is het punt waar de meningen verdeeld zijn. Peter Bregman stelt dat je een email maar één keer mag openen en die direct moet behandelen en verwijderen of verplaatsen naar een vooraf ingestelde map. Als mappen stelt hij deze voor:

  • Waiting - voor mails waar je nog op een document wacht, input van een derde partij, ...
  • Read - blogs, artikels, ...
  • Someday - voor minder dringende mails, zoals de vraag aan een enquête deel te nemen e.d.
  • Travel - enkel wanneer dit van toepassing is natuurlijk
  • client-specific - belangrijke mails van klanten die het archiveren en bijhouden waard zijn

Persoonlijk heb ik het niet zo voor folders, aangezien ik mijn ongelezen mails dikwijls als to-do-lijst gebruik. Een tweede argument dat veel naar voor komt, wanneer je rondzoekt naar content over email management, is dat het nadenken over wat waar moet terecht komen op zich al tijdverspilling is.

5 . Lezen en opvolgen

De rest van de email break die overblijft, gebruik je dan om je Read-folder op te volgen, indien dit van toepassing is en om oudere mails die nog op input wachtten (zie "Waiting") verder te behandelen.

Het gevaar bij email management zonder structuur, is dat je bijvoorbeeld op een mail terecht komt met een link naar een artikel, je klikt door, je leest, je klikt misschien nog verder naar andere artikels, je sharet op social media en voor je het weet ben je een half uur bezig en staat heel je inbox nog vol. Daarom is het belangrijk dat je dergelijke mails - die verwijzen naar blogs en artikels - houdt voor de laatste minuten van je email break.

Extra Tips

Wees selectief in waar je Email voor gebruikt

Nadenken over tekst, typen, nalezen, .. dit neemt allemaal tijd in beslag. Vaak is het beter om een persoon of topic aan je Todo lijst toe te voegen en na je email break de telefoon te pakken en zo verder op te volgen. Peter Bregman stelt verder ook nog voor om negatieve feedback over zaken nooit per mail te doen, ook al krijg je die per mail binnen. Email is nog altijd geschreven tekst en daarbij is het niet altijd makkelijk om tussen de regels te lezen en de toon van de conversatie te begrijpen.

Neem de tijd om je Email programma goed in te stellen

Met de meeste programma's kan je veel doen: verschillende handtekeningen, auto-responses, ... Neem de tijd om dit op punt te zetten.

Een tip: Ik zal niet in detail treden rond hoe je dit moet doen, omdat dit verschilt van programma tot programma, daar heb je dan Google voor. Maar het kan interessant zijn om te werken met "Rules". Dit is de mogelijkheid om bepaalde mails onmiddellijk door te schuiven naar bepaalde mappen of zelfs trash. Out-of-Office responds kan je bijvoorbeeld laten doorglijden naar je trash, dan zijn dat al een paar mails minder in je inbox.

Alarm!

Time je Email breaks, gebruik een alarmsignaal om duidelijk te maken dat de sessie voorbij is en houd je daar ook aan. Sluit alles volledig af (ook op je smartphone!) zodat je later niet in verleiding komt om je werk toch te onderbreken om iets "snel" te beantwoorden. Niet alleen doorbreek je daarmee je focus, maar je loopt het risico om "nog even dat andere mailtje" ook te behandelen en dan ben je weer voor een tijdje vertrokken.

't is allemaal relatief

Ter verduidelijking: dit is een 5-stappen plan en tips van Peter Bregman, een expert in time management en efficiency. Hij blogt voor de Harvard Business Review, dus richt hij zich niet specifiek naar de internetsector. Deze tips zijn dus enkel bedoeld om je een alternatief aan te bieden. Speel ermee, test uit en pas aan naar je eigen voorkeuren. Het doel zou moeten zijn: zo weinig mogelijk tijd aan Emails besteden met zo weinig mogelijk stress als gevolg.

Extra tips zijn meer dan welkom..

Tags: , , , .



Over Alexander Maertens


Alexander Maertens

Freelance schrijver en copywriter

Volg mij


Bekijk volledig profiel