Hoe als internetondernemer efficiënt meerdere projecten managen?

Hoe als internetondernemer efficiënt meerdere projecten managen?
Volg Bloovi ook op Twitter!

donderdag 13 juni 2013

De laatste tijd werk ik aan meerdere projecten. Misschien iets té veel, maar dat laten we in het midden. Ondertussen kan ik wel een paar snelle en concrete tips geven om aan enkele startups tegelijk te bouwen. De meeste heb ik stuntelig ontdekt, dus ze zijn goed blijven plakken.

 

Even verduidelijken: het gaat hier om meerdere projecten over de “bedrijfsgrenzen” heen. Dus geen tips voor interne projectmanagers. Het zijn zaken die voor mij werken, te nemen door wie het nemen wil.

Vergeet “vroeg gaan slapen, vroeg opstaan”

Doe wat voor jou werkt. Ik spreek hier even tegen de medische wereld, enkel vanuit het productiviteits-standpunt. Ik ben zelf het productiefst tussen 10h en 3h ’s nachts. Waarom zou ik me dan laten meeslepen door de klassieke “om 8 uur beginnen”? Voor 10 uur ’s morgens werk ik een pak trager, na 20h het efficiëntst.

Ga eerst na of je dit met jouw werk wel kan toepassen. Soms moet je nu eenmaal vroeg paraat staan. Let ook op dat je hierdoor niet aan de verleiding toegeeft om meetings steevast in de namiddag te plannen. Wanneer je een eindje moet rijden kan dit een onderbreking van je workflow betekenen. Meetings plan je dus best op het einde of aan het begin van je dag.

Slaap niet te veel

Hier spreek ik opnieuw tegen de medische wereld, denk ik, dus de tips toepassen is op eigen risico. Zelf slaap ik 5 à 6 uur per nacht. Het aantal uren dat je nodig hebt om alert te zijn, is deels een gewoonte. Wanneer je een tijdje "slechts" 6 uur slaapt, zul je je ’s morgens niet onfitter voelen dan wie gewoon is om 8 uur per nacht te slapen. Dat is alweer 2 uur per dag gewonnen.

Als ik er zelf aan toegeef om een paar nachten op rij meer dan 6 uur te slapen, heb ik ook het gevoel dat die 6 uur niet meer voldoende zijn. Daarom let je er best op dat je niet teveel contrast creëert tussen je weekends en je weekdagen. Reken hier maximum een uurtje verschil. Slaap je in de week 6 uur, neem dan voor het weekend maximum 7 uur. Is het verschil groter dan 1 uur, dan moet je de maandag en dinsdag een verlies aan energie in rekening brengen omdat je je opnieuw moet aanpassen.

Zeg mensen direct waar het op staat

Laat conflicten niet uitgroeien door er niet over te spreken. Wanneer je betrokken bent bij meerdere startups of bedrijven, dan werk je met heel wat mensen samen. Sowieso kom je af en toe in conflict, hoe klein dat conflict ook moge zijn.

Schuw zo’n spanningen niet. Breng ze direct ter sprake. Het is namelijk zo dat negatieve gevoelens of gedachten groeien wanneer ze niet behandeld worden. Spanningen tussen twee personen groeien wanneer de twee partijen er niet over spreken.

Van het moment dat je het niet eens bent, dat je gefrustreerd bent door iemand’s gedrag of manier van werken, of wat dan ook… Breng het ter sprake. Los het onmiddellijk op voor het onoverkomelijk dreigt te worden.

Werk enkel met mensen die je kan vertrouwen

Hier is niet veel uitleg nodig. Als je bij eerste kennismakingen niet direct een klik voelt, een basis van vertrouwen zonder veel woorden, laat ze los. Er zijn genoeg mensen die gedreven zijn om aan ambitieuze projecten te werken. Verspil geen tijd aan profiteurs of mensen bij wie je het gevoel hebt dat er geheime agenda’s zijn. Durf bij gelegenheid dat vertrouwen ook op de proef stellen.

De bulldozer inzetten

Van het moment dat je een project ervan verdenkt niet te kunnen slagen, bulldozer erover. Geen tijd verspillen. Een twijfelachtig falend project proberen te redden kan je uiteindelijk veel meer kosten dan schrappen en iets nieuws beginnen. Vooral wanneer je er al veel tijd in gestoken hebt, is het verleidelijk om te blijven trekken aan het touw, maar soms moet je die laten liggen.

Laat je niet demotiveren door kritiek (of gezaag)

Elk heeft zijn eigen visie, elk zijn eigen mening. Het is belangrijk om met elke mening rekening te houden, maar laat je er niet door demotiveren. Hier heb ik het vooral over stress-situaties waarbij je vanop afstand samenwerkt. Organiseer je communicatie met hen goed. Laat je niet opjagen wanneer je op maximum snelheid draait, dat leidt enkel af. Je hebt x-aantal uren per dag, niet meer, niet minder. Doe wat je kan en verwijt jezelf niets. Zolang je doet wat je kan, natuurlijk.

Maak tijd voor denk- en leermomenten

Het is verleidelijk om aan de snelheid toe te geven. Zeker voor leermomenten moet je tijd vrijhouden. Lees relevante artikels, volg online debatten, lees boeken. Laat dit vooral niet achterwege tijdens hectische periodes.

Denkmomenten zijn al even belangrijk. Als je niet de tijd neemt om grondig over je verschillende projecten na te denken, dan verval je in een periode van chaos en blind vooruitlopen. Het lijkt soms het meest efficiënte om praktisch werk uit te voeren. De “to-do-list” afwerken, met andere woorden. Maar weet waar je mee bezig bent. En vooral, waar je naartoe gaat. Maak tijd vrij om dit - desnoods enkel in je hoofd - duidelijk uit te werken.

Durf E-mails, telefoontjes en SMS’en negeren

Als iets af moet, moet het af. Daar kan je niet omheen. Soms moet je mensen durven negeren, hoe pijnlijk dit ook kan zijn. Hopelijk heb je vrienden die hier begrip voor hebben. Hebben ze dit niet, dan heb je als ondernemer misschien niet de juiste vrienden. Even nuanceren, soms moet je het ook forceren om tijd vrij te maken. Eens alles opzij zetten ook al lijkt het dat het niet kan, werkt soms beter dan vermoeid doorwerken.

Visualiseer het netwerk met jouw projecten

Vorm een mentaal beeld van waar je mee bezig bent. De verschillende projecten vormen de centrale punten. Daarrond verbind je alle mensen met wie je bij elk project samenwerkt. Ik verkies een mentaal beeld, maar velen willen dit liever visueel zien.

Probeer ook zoveel mogelijk projecten met elkaar te verzoenen. Zoek mensen die mogelijk bij meerdere projecten kunnen betrokken worden. Hoe meer mensen met wie je samenwerkt, hoe complexer. Het aantal projecten op zich weegt minder door tot chaos, het aantal mensen met wie je werkt veel meer. Projecten kan je plooien naar een gebruikelijke strategie of manier van werken. Met mensen kan je dit niet doen. Reduceer het aantal mensen met wie je werkt, optimaliseer het aantal projecten dat je aankan met die mensen.

Zet alle projecten van je af, behalve die waar je mee bezig bent

Deze lijkt voor de hand liggend, maar het valt op dat velen - mezelf inclusief - hier moeite mee hebben. Wanneer je aan één bepaald project werkt, negeer de rest. Sluit social media en e-mails desnoods af, wanneer je deze momenteel niet nodig hebt. De tijd om aan die andere projecten te werken komt wel, je hebt dit immers gepland, niet?

Neem pauze tussen een overschakeling

Moet je binnen één werkdag overschakelen van het ene project naar het andere, neem dan even pauze. Loop even het hoekje om ofzo. Het doet er niet toe wat, maar neem de tijd om het ene project van je af te zetten en je klaar te maken voor het volgende. De twee mixen kan gevaarlijk worden. Zo heb ik zelf al meegemaakt dat teksten voor verschillende projecten opvallend met elkaar overeen kwamen. Dit terwijl de twee bedrijven een totaal verschillend standpunt innamen rond dat onderwerp. Visualiseer het desnoods met petjes. Zet het X-petje af en zet het Y-petje op.

Conclusie

Om alle punten hierboven samen te vatten: bepaal je eigen ritme en laat je niet dwingen om je energie op te branden. Luister naar advies van zij die weten waarover ze spreken. Houd daarnaast ruimte vrij voor eigen redeneringen. Laat je niet ontmoedigen. Behoud een duidelijk onderscheid tussen de verschillende projecten, maar probeer zoveel mogelijk met dezelfde mensen samen te werken.

 

Tags: , , .



Over Alexander Maertens


Alexander Maertens

Freelance schrijver en copywriter

Volg mij


Bekijk volledig profiel