Hoe je meer bereikt op het werk door minder te doen

Hoe je meer bereikt op het werk door minder te doen
Volg Bloovi ook op Twitter!

maandag 24 augustus 2015

Wie wil stijgen op de jobladder, vraagt zich automatisch af: “welke bijdrage kan ik leveren om het verschil te maken? En zo bewijzen wat ik waard ben?” Op het eerste zicht lijkt die vraag nuttig, maar eigenlijk is dat het verkeerde vertrekpunt.

Wat als je uitging van een manier om je workload te verminderen, waardoor je meer ruimte vrijmaakt voor extra energie? Energie die je gaat gebruiken om een hoger niveau te bereiken? In andere woorden: hoe neem je minder hooi op je vork?

Hieronder volgt een makkelijke manier om op kritische wijze je werkweek te evalueren. Zo zie je in een oogopslag welke wekelijkse taken je beter behoudt of net wegwerkt.

Stap #1: Lijst terugkerende taken op

Neem een blad papier (of gebruik je laptop, dat gaat nóg sneller) en maak 4 kolommen met de titels: waardevolle taken, betekenisvolle taken, minder waardevolle taken en minder betekenisvolle taken. Ik licht het even toe.

Waardevolle taken

Stel jezelf de vraag: “wat zijn de 3 meest waardevolle taken die ik wekelijks voor mijn werkgever of klanten volbreng?” Van e-mails beantwoorden, meetings bijwonen tot rapporteringen maken en papierwerk afhandelen: wat jouw rol in een bedrijf ook is, je dagen zijn meestal gevuld met verschillende soorten taken.

De werkende mens krijgt snel de neiging te functioneren op automatische piloot. Ze werken de hele dag door, soms zelfs zonder pauze te nemen. Het is interessant eens kritisch te kijken naar hoe jouw werk helpt bij het bereiken van vooropgestelde bedrijfsdoelen.

Vind je het moeilijk dit alles vanuit een nuchter standpunt te bekijken? Dan is het misschien makkelijker om na te denken over de taken die een specifiek resultaat hebben. Of dat nu in euro’s, nieuwsbriefabonnees of voltooide projecten is, zolang het maar een meetbaar voordeel oplevert. Gevonden? Noteer ze alledrie.

Betekenisvolle taken

Nu is het tijd om te beslissen welke wekelijkse opdrachten je de grootste voldoening geven. Dat kunnen taken zijn die je verricht voor je baas, maar net zo goed voor je klanten. Akkoord, het verschil tussen betekenisvolle en waardevolle taken is misschien niet helemaal duidelijk. Toch gaat het in deze context echter om projecten of opdrachten waarbij jij je enorm betrokken voelt. Je weet wel, zaken die positieve energie opwekken. Meer nog: waarvoor jij met plezier naar het werk gaat. Voeg de 3 belangrijkste toe aan je lijstje.

Minder waardevolle taken

Stel jezelf de vraag “welke dagelijkse to do’s hebben eerder een lage waarde?” Sta hier lang genoeg bij stil: zijn er bepaalde opdrachten die contraproductief werken? Of taken zonder meetbaar resultaat? Maak een top 3.

Minder betekenisvolle taken

En ten slotte moet je jezelf eens vragen welke taken demotiverend werken. Dingen waarvan je weet dat ze moeten gebeuren, maar je eigenlijk niet productiever of energieker maken. Dagelijkse karweien waarvoor je niet meteen staat te springen, zeg maar. Noem er minstens 3 op.

Stap #2: Lijstjes gemaakt? Maak een plan!

De volgende stap spreekt voor zich. Je doel bestaat erin de waarde- en betekenisvolle taken te blijven uitvoeren. Een mooie zaak. Spendeer je meer tijd aan dit soort activiteiten, is jouw bijdrage van onschatbare waarde.

Aan de andere kant streef je natuurlijk ook naar het stopzetten van minder betekenis- en waardevolle to do’s. Logisch, het is niet alsof dergelijke taken je professionele groei bevorderen. En als je er écht over nadenkt, weet je dat ze ook je werkgever niet meteen blijer maken.

Maak een plan en kies voor datgene wat écht significant is. Indien mogelijk, delegeer je bepaalde taken naar stagiaires of je assistente. Vraag je baas of een nieuwe witte raaf je team niet kan vervoegen. Of elimineer bepaalde taken gewoon. Meestal haalt een onderneming daar enkel voordelen uit.

Stap #3: ga de uitdaging aan – praat met je werkgever

Lijstjes gemaakt. Je weet bij welke taken je de delete-knop mag indrukken. Nu komt het moeilijke: erover praten met je baas of klant. En het uiteindelijk op een akkoord gooien.

In deze situatie breekt het angstzweet al eens uit. Wat als je baas het verkeerd opvat? En gelooft dat je aan je verantwoordelijkheden wilt ontsnappen? Of nog erger: stel dat hij je job overbodig acht? Toch hoeft dit functioneringsgesprek geen horrorscenario’s op te roepen. Voor de zekerheid geef ik je nog even een handig script dat je door het hele proces leidt:

“Onlangs heb ik de tijd genomen mijn werklast eens te doorlopen. Zo heb ik een lijst opgesteld van mijn wekelijkse taken, zodat ik kon zien hoe ik mijn tijd spendeer. Mijn doel was het detecteren van taken en projecten die voor specifieke en meetbare resultaten zorgen. En welke dat net niet doen. Mijn bevindingen zijn best verrassend. Daarom zou ik ze graag eens delen met jou. Kunnen we hiervoor even samenzitten?”

Je werkgever zal onder de indruk zijn van je professionele en pragmatische aanpak. Meer nog, hij zal dat appreciëren. Toch nog steeds schrik? Onderneem actie om je stress te laten varen. Enkel zo kun je een opbouwend gesprek voeren. Daarom: loop, trap, zweet! Overloop je notities desnoods met een goede vriend. Praat erover met een coach of een mentor. En oefen je gesprek voor een spiegel.

En last but not least: het hele gesprek met je baas heeft als doel na te gaan op welke manier je jouw rol verbetert in het bedrijf. Daar is niets mis mee. Wie niet gaat voor zijn doelen, zal die ook niet bereiken. Een nee heb je, ja kun je krijgen. Of dat nu een nieuw facet is binnen jouw functieomschrijving, het wegnemen van een zinloze taak, delegeren, een loonsverhoging vragen, … Dat maakt niet uit. Deins nooit terug voor een gelegenheid om het beste uit én voor jezelf te halen.

foto: shutterstock.com

Tags: , , .



Over Camille Meert


Camille Meert

Camille Meert is partner en HR Consultant bij Bloovi Me, hét HR-bedrijf voor de internet sector. Ze ondersteunt bedrijven in hun zoektocht naar de beste passende werknemers voor de uitbouw van hun digital strategieën.

Volg mij


Bekijk volledig profiel