foto: shutterstock.com

Hoeveel verschillende websites heeft jouw organisatie? Veel kans dat het er meer zijn dan je denkt. Volgens onderzoek van Forrester heeft een gemiddelde onderneming namelijk 268 verschillende websites. Vooral grotere bedrijven gaan daar nog overheen, aangezien ze te maken hebben met meerdere merken, die ieder weer hun eigen corporate websites, productwebsites, campagnepagina’s en minisites beheren. Vaak ook nog eens in meerdere talen.

Op zichzelf hoeft een groot aantal websites geen probleem zijn. Problematisch wordt het echter als die websites op verschillende plekken worden gehost, en elk vanuit een eigen cms worden beheerd door een groot aantal verschillende medewerkers. Niet alleen raakt de marketingafdeling op die manier snel het overzicht kwijt, een dergelijke website-infrastructuur komt de werkbaarheid niet ten goede.

Is dit voor jou een herkenbare situatie? Waarschijnlijk kampt je bedrijf dan met many site syndrome.

De symptomen van many site syndrome

Bedrijven die lijden aan many site syndrome, ondervinden daarvan nadelen die zich uiten in een aantal symptomen:

  • Inefficiëntie – Many site syndrome resulteert vaak in een langzame manier van werken. Zo moeten nieuwe campagnewebsites elke keer helemaal opnieuw gebouwd worden, omdat het template van het ene cms niet werkt in het andere systeem. Dat zorgt voor een grote afhankelijkheid van IT, maar ook van de legal-afdeling omdat die elk template opnieuw moet checken op compliancy. 

  • Veiligheidsrisico’s – Een groot gevaar van many site syndrome is dat de organisatie het overzicht kwijtraakt, waardoor veiligheidsrisico’s optreden. Als niet duidelijk is wie er precies verantwoordelijk is voor een site, gebeurt het immers al snel dat niemand de veiligheidsinstellingen updatet, waardoor de deur wagenwijd wordt opengezet voor hackers.
  • Hoge kosten – Het beheren van een groot aantal websites is op zichzelf al duur genoeg maar door ze op verschillende systemen te laten draaien, rijzen de kosten helemaal snel de pan uit. Vanwege de inefficiënte manier van werken, maar ook vanwege licentiekosten die elk systeem met zich meebrengt.

Bedrijven die lijden aan many site syndrome doen er dus goed aan om daar zo snel mogelijk wat aan te doen.

Het medicijn tegen many site syndrome

Om van many site syndrome te genezen is meer nodig dan alleen een technische oplossing. Vaak is het nodig om interne bedrijfsprocessen aan te passen en te zorgen dat alle stakeholders op één lijn zitten. Zo doe je dat in vijf stappen:

1. Breng de omvang in kaart

Zorg voor een overzicht van alle websites die door het bedrijf worden beheerd, en welke IT-infrastructuur daar achter hangt. Breng ook alle projectmanagers, sitebouwers, contentmanagers, IT’ers en andere medewerkers die betrokken zijn bij het beheer van die website, in kaart.

2. Stel vast hoe de ideale situatie eruitziet

Vraag de verschillende stakeholders naar de problemen die zij ervaren met het huidige systeem, en verzamel alle input. Stel vast hoe de ideale nieuwe situatie eruitziet, en welke gevolgen dit gaat hebben voor de organisatie en bedrijfsprocessen.

3. Maak een plan van aanpak

Stel prioriteiten aan de wensen van de verschillende stakeholders, en bepaal welke veranderingen de groep uiteindelijk wel en niet wil doorvoeren. Verlies daarbij niet de reden uit het oog waarom bepaalde verbeteringen nodig zijn. Om goedkeuring te krijgen van bovenaf in de organisatie, zal je immers met sterke argumenten moeten komen.

4. Kies het juiste cms

Benader verschillende leveranciers van contentmanagementsystemen om te bepalen welke partij je het best kan helpen om meerdere websites vanuit één centrale oplossing te beheren. Vraag om voorbeelden van eerder gerealiseerde projecten, en praat met minimaal twee referenties – bij voorkeur bedrijven die voor een vergelijkbare uitdaging stonden.

5. Stel één verantwoordelijke aan

Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de implementatie van het project, en die communiceert met alle stakeholders. Zorg dat het ook daarna duidelijk is welke rol iedereen heeft, en wie er eindverantwoordelijk is voor de verschillende websites binnen de organisatie.

De oplossing voor many site syndrome vergt misschien een investering, maar daar krijg je veel voor terug. Denk aan efficiënter opereren, een snellere time-to-market en de capaciteit om te kunnen voldoen aan de hoge verwachtingen van je bezoekers. Die investering is het dus meer dan waard.