Deze briljante to-do lijst-hack bestaat al 100 jaar. Toch werkt de methode nog altijd:

Deze briljante to-do lijst-hack bestaat al 100 jaar. Toch werkt de methode nog altijd:
Volg Bloovi ook op Twitter!

dinsdag 30 augustus 2016

Veel mensen hebben het moeilijk om elke dag taken en prioriteiten afgewerkt te krijgen. Hoewel ze een hele dag druk bezig zijn, hebben ze vaak bitter weinig gerealiseerd. Nochtans is het niet zo moeilijk om op een eenvoudige manier een to-do lijstje te maken waar je op het einde van de dag met voldoening kan op terugblikken.

Het verhaal van de ondernemer Charles M. Schwab

Zo'n honderd jaar geleden ontdekte ondernemer Charles M. Schwab om zijn productiviteit (en die van zijn werknemers) beter dan ooit te maken. Schwab was toen één van de rijkste mensen ter wereld en was eigenaar van de grootste scheepsbouwbedrijven ter wereld en was dé man achter de twee grootste staalproducenten in de VS. 

Thomas Edison refereerde ooit naar Schwab als een “meester go-getter”. Schwab was continu op zoek om de concurrentie voor te zijn.

Op een dag wou Schwab de efficiëntie van zijn team verbeteren en wou hij betere manieren ontdekken om taken te realiseren. Daarom organiseerde hij een meeting met productiviteitsconsultant (jaja, die bestonden toen ook al) Ivy Lee. Lee was op zich al een succesvol zakenman en pionier in public relations.

Schwab nodige Lee uit op zijn kantoor en zei: “toon me een manier om méér dingen gedaan te krijgen van mijn mensen”. “Ok, geef mee 15 minuten met elk van jou leidinggevenden,” zei Lee. “Hoeveel gaat dat kosten?,” vroeg Schwab. “Bwhaa, niets,” antwoordde Lee. “Als het werkt mag je mij na drie maanden een cheque sturen met het bedrag waarvan jij vindt dat het waard is,” zei Lee.

The Ivy Lee methode

Tijdens een 15 minuten durend gesprek met elk van de leidinggevenden, legde Lee zijn simpele methode uit om productiever te kunnen zijn. Elke dag opnieuw.

Hier is zijn methode:

  1. Noteer op het einde van je werkdag, de zes meest belangrijke taken die je morgen moet afwerken. Noteer er niet meer dan zes.
  2. Priotiseer de zes taken in volgorde van belangrijkheid.
  3. Als je morgen aan je dagtaak begint, concentreer je dan énkel op je eerste taak. Werk tot die taak is afgewerkt, alvorens over te schakelen naar die tweede taak.
  4. Benader de rest van je lijst op exact diezelfde manier. Op het einde van de dag, verplaats je onafgewerkte taken terug naar de nieuwe lijst van morgen met opnieuw maximaal zes taken.
  5. Herhaal dat proces elke dag opnieuw.

Deze strategie klonk bijna te simpel om waar te zijn voor Schwab en zijn leidinggevenden maar ze gaven het wel een kans. Na drie maand was Schwab zo onder de indruk van het positief effect, dat hij Lee opbelde voor een nieuwe meeting.

Tijdens die meeting schreef Schwab een cheque uit voor Lee ter waarde van $25.000 (nvdr. $ 25.000 in 1918 is een equivalent van $400.000 vandaag.) Volgens Schwab was de methode van Ivy-Lee deze som waard. 

Hoe kan zo’n eenvoudige methode zoveel geld waard zijn. Wat maakt het zo effectief?

Eenvoudig is al moeilijk genoeg. Mijn favoriete quote is er één van Richard Branson “Complexity is your enemy. Any fool can make something complicated. It is hard to make something simple.”

De grootste kritiek op deze methode is dat het saai lijkt of té eenvoudig om effectief te zijn. Maar als je rekening houdt met alle storende elementen die op één dag op je afkomen, dan heb je eenvoudige manier en focus nodig.

Zelf gebruik ik deze methode al jaren en de manier waarop ik dit bijhou is een eenvoudige Google Doc. file (wij gebruiken geen word meer, alles zit in Google Drive). Kies gerust wat voor jou het beste werkt om je lijst met dagtaken te noteren en afgewerkt te krijgen. Als pen en papier jouw ding is, waarom niet.

Geen magie, wel doeltreffend

De Ivy Lee methode dwingt je om keuzes te maken. Er is niets magisch aan de methode om te focussen op max. zes taken per dag. Het kunnen er trouwens ook slechts vier of vijf zijn. Maar ik geloof wel in de magie van focus op een gelimiteerd aantal zaken die je per dag kan doen (en zou moeten doen).

En mijn creatieve geest wordt bijna continu gestoord door ideeën, zaken die aantrekkelijk lijken zoals, sociale media, e-mails, vragen van het team, ... enzovoort. Maar die ideeën noteer ik dan vlug, zodat ik terug kan bezig zijn met de essentie (tenzij één van mijn kerntaken van de dag is, om ideeën verder uit te werken) of ik negeer de vragen die het team mij stelt (ze merken vanzelf wel dat het niet het moment is).

Focussen op één taak tegelijk

Door keuzes te maken én te focussen op die gelimiteerde lijst kom je tot de conclusie dat je net méér zal realiseren. Eén taak tegelijkertijd.

Een bijkomend voordeel: de Ivy-Lee methode zorgt ervoor dat je meteen uit de startblokken schiet. Bij de meeste mensen is het een grote belemmering om ‘s morgens of ‘s middags na de lunch effectief van start te kunnen gaan. Ze laten het toe om in hun mailbox te browsen, hun feed op Facebook te doorscrollen, door te klikken naar éénder wat die “interessant” lijkt, dit te lezen... Nog voor men gestart is, zijn ze minimaal één uur verloren.

Door je takenlijst de dag op voorhand te maken zorgt de Ivy-Lee methode ervoor dat je de juiste klemtonen legt. Het dwingt je om te focussen op de essentie. “First things first”, zou Stephen Covey zeggen.

Let wel, niks verkeerd om te communiceren via sociale media of je mailbox leeg te maken. Zolang het een duidelijk focusmoment wordt en misschien één van de zes taken is die je af en toe op je lijst zet. Want dan zit er een reden achter. Althans, zo doe ik het.

En ja, af en toe verglijd ik onbewust in het multi-tasken. Maar plots besef ik dan dat de klok een half uur verder is en stop ik meteen al die afdwalingen. Multi-tasken is op zich niet moeilijk. Want het levert bijna nooit iets op. 

Let wel, laat je to-do lijst passen in je doelstellingen. Als je jouw to-do lijst laat passen binnen een groter geheel met korte- en lange termijn doelstellingen, dan ga je pas écht snelheid maken om die doelstellingen te realiseren.

De Ivy-Lee methode vraagt je om te single-tasken in plaats van te multi-tasken. Tenminste als je je deze methode eigen kan maken en niet toelaat om meetings, babbeltjes, e-mails, sociale media e.d. je acties te verstoren. Want zolang je dit blijft toelaten, zal geen enkele methode werken.

En vergeet niet, ... doe je meest belangrijke taken als eerste van de dag (en dat zijn zeker niet je mails). Dat alleen zorgt dat je je dag producief zal eindigen.

bron: jamesclear.com

Tags: , , .



Over Marnik D'Hoore


Marnik D'Hoore

Marnik is een gepassioneerd ondernemer. Hij is founding CEO van Bloovi en Bloovi Me.

Hij focust zich op eigen business ideeën waarin hij sterk gelooft om daar een bedrijf met toekomst rond uit te bouwen. In een vorige carrière was hij oprichter van bSeen -en na de fusie met Netlash- mede oprichter van web agency Wijs (Gent).  Marnik spreekt regelmatig omtrent ondernemerschap.

Volg mij


Bekijk volledig profiel