Hoe ga je om met todo's en welke tools kunnen je helpen?

Hoe ga je om met todo's en welke tools kunnen je helpen?
Volg Bloovi ook op Twitter!

vrijdag 20 december 2013

Regelmatig word ik gevraagd welke software ik gebruik om mijn projecten en todo’s op te volgen. Ik antwoord dan steevast dat het niet gaat om welke software ik gebruik, maar wel om het systeem dat erachter zit. Ik zoek al jaren naar hét ultieme softwarepakket om mij te helpen bij het in kaart brengen en efficiënt afwerken van mijn taken, maar dat is een utopie gebleken. Tijdens mijn - nog beknopte - professionele loopbaan heb ik telkens een eigen systeem uitgedokterd en gevolgd, een manier van werken die past bij de job die ik op dat moment doe. Of dat systeem ook helemaal bij jou past? Ik betwijfel het, maar wellicht zitten er elementen in die je kan hergebruiken.

Een beetje achtergrond

Belangrijk om te weten is hoe mijn dagen eruit zien en wat mijn job exact inhoudt. Ik werk als Business Developer bij Intelligent, een groep van bedrijven in de hostingsector. Onze bekendste merken zijn wellicht Combell, Register, Easyhost en het nieuwe Unitt. Doordat ik voor de holding van die bedrijven werk, wil dat zeggen dat ik soms kriskras voor het ene dan wel voor het andere merk iets moet doen.

Mijn werk situeert zich vooral in het kwadrant van de marketing, sales en productmanagement. Ik heb een aantal verantwoordelijkheden die ik permanent opvolg, projecten die over enkele weken of maanden kunnen lopen en ook losse todo’s die op dagelijkse basis opduiken. Een interessante mengelmoes, waarbij het belangrijk is om een goeie balans te vinden tussen wat écht belangrijk of dringend is, of wat best nog een tijdje kan wachten.

Doordat ik voor verschillende merken werk en zowel een technische als commerciële achtergrond heb, wil zeggen dat ik voor veel vragen een ‘go-to-guy’ ben. Da’s leuk, want het geeft mij de kans om elke dag met iets anders bezig te zijn of iets nieuw bij te leren als ik niet meteen een antwoord heb. Maar daaraan is ook een keerzijde. Iedereen heeft zijn eigen agenda en bepaalt zijn eigen prioriteiten, en die stroken niet altijd met de mijne. Wat voor iemand dus heel dringend kan zijn, past misschien niet in mijn agenda voor die dag.

Maar ik vind het niet fijn het om mensen teleur te stellen. Vandaar dat een goed systeem nodig is om al die gevoeligheden het hoofd te kunnen bieden. Mijn systeem is niet perfect, maar het geeft me op dit moment de beste resultaten en het minste kopzorgen. Ik wil namelijk niet elke avond het werk inhalen dat ik overdag niet heb kunnen doen …

Al geef ik eerlijk toe dat dat laatste soms wel gebeurt maar zeker niet buiten proportie is.

Een beknopte lijst aan regeltjes

Als je een systeem uitwerkt, is het belangrijk om te beseffen dat het er op papier er heel mooi kan uitzien, maar in de praktijk vaak heel anders uitdraait. Veel regeltjes zorgen voor veel opvolging en zullen er op lange termijn ook voor zorgen dat je er van afwijkt. Dura lex, sed lex gaat hier dus absoluut niet op. Als je regels te moeilijk of omslachtig zijn, dan is het tijd om ze te veranderen.

In essentie zijn dit mijn basisregels:

  • Eén keer per kwartaal maak ik een planning op met al de zaken die ik de komende drie maanden graag zou realiseren. Afhankelijk van wat ik samen met mijn overste belangrijk vind, worden daar prioriteiten aan toegewezen. Doe dit niet elke week, want op den duur zie je door het bos de bomen niet meer. Elke maand even kort stilstaan bij de vooruitgang die gemaakt is, is daarentegen wél belangrijk. Het geeft je de kans om tijdig je strategie bij te stellen.
  • Ik gebruik een bewegend tijdsvenster van drie weken om nieuwe todo’s op in te plannen. In mijn specifiek geval heb ik gekozen voor drie weken, omdat mijn ervaring op mijn huidige job mij leert dat ik - los van permanente verantwoordelijkheden en geplande projecten - altijd genoeg todo’s heb om drie weken mee vol te plannen.

Wanneer iemand me iets vraagt, stel ik mij altijd eerst de vraag of ik in de mogelijkheid ben om dat in minder dan 30 minuten te doen. Als dat zo is, dan doe ik het ofwel meteen of later dezelfde dag (in extremis de dag erna als het écht te druk is). Het is nutteloos om dat soort kleine taken te plannen. Het plannen ervan en de tijd die je er moet insteken om erover na te denken, duurt bij mij vaak langer dan het effectief uitvoeren van de taak.

Om ervoor te zorgen dat die kleine todo’s er altijd wel tussen kunnen, plan ik mijn dagen zelden helemaal vol. Los van die onverwachte todo’s komen er altijd nog wel telefoons of e-mails tussen die vaak veel tijd van mij vragen. Daarom vul ik mijn dag meestal maar voor 85% op.

Duurt de taak zeker langer dan 30 minuten, dan plan ik ze in. In de praktijk betekent dit dat ze ergens op de agenda komt de komende drie weken. Ik maak ook duidelijke afspraken met de persoon die mij de vraag gesteld heeft, en laat ook tijdig weten wanneer ik de deadline niet haal. Durf ‘nee’ te zeggen als het niet past in je planning en de andere partij erop aandringt het sneller te doen. Leg hem of haar uit dat je daardoor wellicht andere mensen moet teleurstellen.

Uitstellen en rustig werken

Vermijd het om een taak telkens op te schuiven naar een nieuwe deadline, als je weet dat je er toch meer tijd voor nodig hebt. Spreek dan liever geen datum uit, want dat werkt frustrerend voor jezelf én de andere partij. Als je dan plots uit het niets de leuke boodschap kan brengen dat de taak afgewerkt is, is dat des te prettiger.

Ik geloof niet in het volledig ‘unpluggen’ zodat je niet bereikbaar bent voor de buitenwereld, zodat je jouw taken op een rustige manier zou kunnen afwerken. Het kan namelijk zijn dat je aanwezigheid dringend gewenst is, en dan blijf je zelf met een vervelend gevoel achter als je weet dat je onbereikbaar was. Als je in alle rust wil doorwerken, ontloop dan de drukte van een kantooromgeving. Boek een meetingruimte in voor een paar uurtjes of zelfs een hele dag als het kan, zoek het rustigste plekje op kantoor of werk van thuis uit. De juiste, rustige omgeving om in te werken, is veel efficiënter dan jezelf buiten te sluiten van de wereld.

Omgaan met e-mail

Niemand ziet graag op tegen een volle Inbox. Zonder dat je het zelf weet, vormt het een virtuele puinhoop waar je ooit wel eens door moet. Die gedachte alleen is voor mij voldoende om me af te leiden van mijn werk.

We hebben intern een policy om alle e-mails binnen de 24 uur (of eerder, indien het dringend is) te voorzien van een antwoord. Dat is op zich voldoende om ervoor te zorgen dat je Inbox overzichtelijk blijft. Als het een todo is, steek het dan in je todosoftware. Is het een stukje info, lees het en klasseer het dan, of maak een mapje aan voor e-mails die je later nog eens wilt herlezen.

Inbox Zero, dat is waar je wil zijn. Je mailprogramma is geen todosoftware. Laat het dat dus ook niet worden.

Hulpmiddelen

Tot nu toe heb ik het nog niet gehad over de software die ik gebruik om mijn systeem te kunnen realiseren, net omdat dat eigenlijk inferieur is aan het doel dat ik wil bereiken. Uiteraard vertrouw ik wel op een aantal softwarepakketten om me te helpen, maar het is belangrijk om eerst een systeem te hebben dat 100% rekening houdt met je eigen specifieke behoeftes. Het heeft totaal geen nut om je werkwijze af te stemmen op hoe een bepaald softwarepakket werkt. Dat is je niet eigen en ik geloof er ook niet in dat zoiets op lange termijn kan werken.

Ik heb een zeer beperkte lijst aan softwarepakketten die ik gebruik om mijn taken en projecten op te volgen.

Hiermee volg ik mijn taken op. Wanneer me iets te binnen schiet of iemand stelt me een vraag, dan is het een automatische reflex om het daar aan toe te voegen. Plannen van de taak kan ofwel onmiddellijk, maar vaak later op de dag als het wat rustiger is.

Eerder gebruikte ik al Firetask, Wunderlist, Wunderkit, Flow, Things en OmniPlanner, allemaal tools die voornamelijk voor Mac geschreven zijn. Om maar aan te geven dat ik absoluut niet getrouwd bent met één softwarepakket, het moet gewoon passen met hoe ik op dat moment mijn systeem georganiseerd heb.

In mijn todomanager vind ik het wel uiterst belangrijk om te kunnen aangeven dat ik bezig ben met een taak. Het kan bijvoorbeeld zijn dat jij je ding voor die taak gedaan hebt, maar wacht op feedback van iemand anders. Die taak is dan eigenlijk niet gedaan, dus je kan ‘m niet afvinken. Het risico bestaat dat die andere persoon niet antwoordt en zo geraak je het overzicht kwijt tussen wat 100% en 99% gedaan is.

Ik gebruik Evernote om meetings voor te bereiden, te notuleren of snelle notities te nemen. Het handige aan Evernote is dat je het er insteekt en verder geen zorgen over hoeft te maken. De volgende keer je iets nodig hebt, kan je het via de krachtige zoekfunctie terugvinden en dat bovendien op alle toestellen waar Evernote op geïnstalleerd is. Zelf gebruik ik Evernote zowel op mijn Mac, iPhone als iPad.

De allerbelangrijkste boodschap die ik wil meegeven is om vooral te zoeken naar je eigen systeem. Er zijn al kilometers papiers volgeschreven met structuren en planningsmethodes die ontzettend nuttig zijn, maar nooit 100% kunnen aansluiten bij hoe je zelf functioneert als mens. Kijk dus goed rond hoe anderen hun dag plannen, haal daar het beste uit en ontwikkel je eigen aanpak.

Ik wens je veel succes in je zoektocht. Steve Jobs heeft het ooit mooi samengevat: “The joy is in the journey”. Gelijk had hij.

Tags: , .



Over Jimmy Cappaert


Jimmy Cappaert

Business Developer bij Intelligent, de hostinggroep boven merken als Combell, Easyhost en Register. Al jaar en dag bezig met webhosting en gepassioneerd door alles wat met online technologie te maken heeft.

Volg mij


Bekijk volledig profiel