Productief vergaderen? Hou dan geen online meetings

Bloovi Redactie
Door Bloovi Redactie Persoonlijk groeien
Productief vergaderen? Hou dan geen online meetings

Bijna de helft van de Belgen vindt dat één op drie meetings niet nuttig zijn. Dat terwijl zowat een kwart van de Belgische arbeidstijd naar vergaderen gaat. Uit onderzoek van de Rezidor Hotel Group blijkt dat onze vergaderomgeving een sterke invloed heeft op de productiviteit.

Wekelijks onnuttige meetings

Twee surveys bij Britse professionals toonden aan dat bijna twee op drie werknemers face-to-face meetings verkiezen boven conference calls. 30 procent vindt dat meetings die buiten het eigen kantoorgebouw plaatsvinden productiever zijn dan on-site meetings.

Opvallend is dat 70 procent van de ondervraagde professionals aangeeft elke week één à twee onnuttige meetings te hebben. Onproductief vergaderen is voor 40 procent van de respondenten dan ook de belangrijkste bron van ergernis bij een vergadering.

Daarnaast voerde de hotelketen onderzoek naar de psychologie bij vergaderen en de invloed van verschillende vergadervormen op het resultaat. 78 deelnemers werden willekeurig onderverdeeld in drie groepen en namen deel aan een vergadering, telkens in een verschillende omgeving: een gesofisticeerde vergaderzaal, een standaard vergaderzaal en een video-vergaderzaal. Daar moesten ze telkens in groepjes van vijf enkele taken volbrengen.

Wat bleek? Face-to-facemeetings zorgden voor een productievere vergadering dan conference calls. In real life vergaderen bracht ideeën van hogere kwaliteit voort en er werden gemakkelijker oplossingen gevonden voor gevoelige kwesties. Bovendien werd de creativiteit van de deelnemers gestimuleerd door de mogelijkheid tot overleg en de verrijking van non-verbale communicatie. Kort gesteld: face-to-face vergaderingen maken mensen slimmer én creatiever tijdens een meeting en dat uit zich dan weer in hun prestaties.

Fysiek vergaderen heeft veel voordelen

"De studie toont het belang van fysieke ruimtes aan. De meest efficiënte manier om mensen een creatief probleem te laten oplossen, is door hen samen in een kamer te zetten en hen aan te sporen om met elkaar te praten", zo zegt Patrick Fagan, docent Consumer Behaviour verbonden aan de Goldsmiths University, die de studie leidde.

Een bedrijf dat daar nu al op inspeelt, is het Park Inn by Radisson Brussels Airport. Tineke De Wit, general manager vertelt daar het volgende over: "We willen vergaderen aangenaam maar tegelijk productief en efficiënt houden." Daarvoor zette de keten in op 'Smart Meeting' vergaderzalen, die onder andere door audiovisuele technologieën en natuurlijke lichtinval mensen bij de les moeten houden.

Waar we ook vergaderen, conference calls zijn volgens Fagan alvast uit den boze. "Jammer genoeg doen bedrijven vaak beroep op conference calls voor groepswerken, die zijn zeker ook nuttig, maar tegelijkertijd toonde onze studie aan dat werknemers die antwoorden zoeken tijdens een call, geneigd zijn zich onderdanig te gedragen naar hun collega’s omdat ze hun karakter niet kunnen inschatten."