Stress door e-mails: wat is de oorzaak en hoe pak je het aan?

Stress door e-mails: wat is de oorzaak en hoe pak je het aan?
Volg Bloovi ook op Twitter!

donderdag 12 november 2015

Hoe zou het zijn om eens een hele dag niet op je smartphone te kijken? Niet makkelijk, dat is zeker. Vandaag de dag zijn we 24/7 bereikbaar. Geen enkele email, Facebook-notificatie of sms dat je wilt missen. De opkomst van smartphones en tablets in combinatie met de flexibele manier van werken? Die zorgt dat we nooit meer stoppen met het checken van onze berichten. Gevolg: stress.

Al deze e-mails en notificaties komen ongestructureerd binnen, wat onwillekeurig stress veroorzaakt. De reden? Onze aandacht is verspreid over een hoop dingen, dus raakt ons brein verstrooid als er een nieuwe boodschap binnenkomt. De uitdaging om het overzicht te bewaren en niets te vergeten, zorgen voor spanningen.

Stress, onschuldig of boosdoener?

Ons brein omvat de oude hersenen (=reptielenbrein) enerzijds en de moderne hersenen (= denkbrein) anderzijds. In de oude hersenen is het stressmechanisme gezeteld. Zodra we ons bedreigd voelen, treedt dat in werking: de hormonen adrenaline of cortisone komen dan vrij.

Je kent het ongetwijfeld: die adrenalinestoot die je kreeg toen iemand je voor de grap liet schrikken. Of wanneer je plots remde om die fietser niet te herleiden tot een pannenkoek. In soortgelijke situaties zakt het stressgehalte nadien al snel weer tot het normale peil. Zo hoort het ook: stress is een nuttig verschijnsel, maar enkel als het van korte duur is.

Jammer genoeg is dat niet altijd het geval: het menselijke brein vat iedere onafgewerkte taak op als levensbedreigend, wat gelijk staat aan stress. Gebeurt dat voortdurend, ontstaat een burn-out. Dat is precies wat met een volle inbox gebeurt. Onafgewerkte e-mails? Die beschouwen we als een bedreiging. En dat is niet zo onlogisch: jaren geleden deden e-mails en het internet een plotse intrede in ons leven. Ons brein kreeg niet eens de kans eraan te wennen.

Wie is de schuldige?

De digitale maatschappij vindt e-mail het meest efficiënte communicatiemiddel. En toch wordt het verkeerd gebruikt. Hoe verleidelijk is het om je collega in CC te zetten? Of waarom worden we steeds in de verleiding gebracht om op de ‘reply to all’ knop te klikken? Dergelijke acties hebben allemaal hetzelfde resultaat: onze mailbox zit permanent gevuld met ongelezen e-mails, wat voor achterstand zorgt.

Ha! Maar jij niet: jij werkt met kleurtjes en aparte mappen die de nodige structuur scheppen. Je bent eraan voor de moeite, want het eindresultaat blijft stress.

Hoe voorkom je stress door e-mails?

1. Houd grote kuis in je inbox

 

Elke openstaande e-mail is een trigger voor het stressmechanisme. Een verhoogde hartslag, adrenalinerush en zweten zijn slechts enkele verschijnselen. De oplossing is thans zeer eenvoudig: zorg dat er géén openstaande e-mails in je mailbox blijven.

2. Ga efficiënter om met e-mails

 

Hoe ga jij om met je overvolle mailbox? Wat je aanpak ook is, de kans is groot dat er ruimte is voor verbetering. Misschien moet je eens praten met een consultant of een opleiding volgen rond het juiste gebruik van e-mails.

Je krijgt er tips voor een passend onderwerp, een efficiënte mail, beleefdheidsformules en gepast ‘e-mailgedrag’. Door de juiste handelingen aan te leren en slimmer om te gaan met die vermoeiende mailbox, krijg je de structuur waar jouw brein zo naar snakt. En zo ervaart je brein de situatie minder of helemaal niet bedreigend.

3. Zorg voor de juiste e-mailtools en oplossingen

 

Wanneer je thuiskomt en je brievenbus leegmaakt, behandel je de post meestal in volgorde van dringendheid. Meestal laat je niets achter in je brievenbus. E-mailtoepassingen doen hetzelfde maar dan met je digitale brievenbus. Eerst halen ze de e-mails uit je inbox, daarna worden ze gerangschikt in een takenlijst.

Die taken kun je dan delen met collega’s, en latere e-mails omtrent eenzelfde to-do wordt in dezelfde taak bewaard. Jouw mailbox dient dus enkel om mails te ontvangen.

En onze hersenen? Die hoeven geen vervelende prikkels meer te verwerken. Want alle e-mails zitten toch netjes gerangschikt in het systeem. Bye bye, stressgevoel!

Meer weten over hoe je dat stressgevoel door een teveel aan e-mails kan wegwerken? Neem dan een kijkje op onze website of download deze gratis whitepaper met concrete oplossingen! 

Tags: , .



Over Herman Clicq


Herman Clicq

Marketing Manager bij EASI: de maker van SmartMail; een innovatieve inbox zero & collaboratie tool die intern en extern e-mailverkeer centraliseert, deelt en managed.

Volg mij


Bekijk volledig profiel