De werkomgeving van de toekomst is digitaal én hypergepersonaliseerd

Net zoals werknemers buiten de bedrijfsmuren online en fysiek winkelen combineren, zo zouden soortgelijke patronen zich kunnen installeren op de werkvloer. Plaats- en tijdonafhankelijk werken is vandaag al ingeburgerd. Dit betekent ook dat de technologie dit optimaal moet gaan ondersteunen. Want de traditionele software, die is (nog) niet klaar voor deze nieuwe manier van werken.

Medewerkers die vaak op pad zijn voor hun job klagen over de beperkte bereikbaarheid van hun documenten, databases of e-mailarchief. Uiteraard betekent dit veel tijdverlies en veel frustratie. VOIP (Voice over IP) of een CRM-pakket (Customer Relationship Management) zijn vandaag de dag onmisbare basistools. Hoewel dergelijke tools al twintig jaar geleden beschikbaar waren, zijn ze nog niet doorgedrongen in elke organisatie. Medewerkers die er al vertrouwd mee zijn, vinden het niet kunnen dat hun organisatie deze tools niet ter beschikking stelt of dat er nog steeds collega’s zijn die er niet mee kunnen werken. Alleen maar implementeren, is dus niet voldoende. Medewerkers moeten ook opgeleid worden om ermee te werken en daar wringt vaak het schoentje.

Veiligheid van gegevens

Sommige werknemers willen hun eigen toestel gebruiken op kantoor. BYOD (Bring Your Own Device) is al een tijd aan een opmars bezig, al dan niet met het medeweten van de baas. Er zijn voldoende redenen om te stellen dat dit geen goed idee is. Zo brengen deze apparaten vaak risico’s met zich mee, zeker wat betreft de veiligheid van bedrijfsgegevens. Je kunt het BYOD-fenomeen alleen maar tegenhouden door het ter beschikking stellen van degelijk materiaal. Een moderne smartphone of tablet is vandaag simpelweg het minimum.

In de toekomst zullen medewerkers eisen dat ze zakelijke applicaties even gemakkelijk kunnen gebruiken dan de apps die ze nu in hun privéleven aanwenden. Je leest het goed, alles wat kantoorwerkers op hun pc kunnen doen, willen ze ook op hun mobiele apparaten kunnen uitvoeren. Als je deze boodschap aan een IT-manager meegeeft, breekt het angstzweet vaak snel uit. Ook de IT-afdeling vindt het belangrijk dat medewerkers mobiel en digitaal kunnen samenwerken, maar dat is natuurlijk sneller gezegd dan gedaan.

Bovendien wordt de IT-afdeling geconfronteerd met het feit dat medewerkers nu al tools, zoals WhatsApp, Facebook Messenger en Twitter, gebruiken voor zakelijke communicatie. Zo ligt het datalek van 2018, waarbij de gegevens van miljoenen Facebook-gebruikers werden doorgespeeld aan een databedrijf, nog vers in het geheugen. De veiligheid van gegevens blijft dus een heikel punt.

Het belang van op maat gemaakte oplossingen

Om aan de slag te gaan in je eigen organisatie, is het belangrijk te beseffen wat de specifieke behoeften zijn. Breng deze behoeften per persoon in kaart en zorg voor op maat gemaakte oplossingen. Het is daarbij belangrijk om goed in beeld te brengen welke tools jij en je collega’s momenteel al gebruiken. Daarnaast kun je bekijken welke samenwerkingsapplicaties er zijn om de productiviteit te verhogen. Medewerkers zullen deze applicaties alleen gebruiken wanneer zij de voordelen ervan inzien.

Het spreekt voor zich dat de nieuwe applicaties compatibel moeten zijn met de bestaande systemen. Uiteraard is het essentieel dat alles beveiligd wordt en dat medewerkers goed begrijpen waarom veiligheid zo belangrijk is. Het is zeker ook de moeite waard om je eens te verdiepen in nieuwe prestatiebeheersystemen zoals Impraise of Reflektive. Een andere belangrijke speler op het gebied van talentmanagement is Cornerstone OnDemand. Dit bedrijf heeft haar eigen leermodule en engagement- en benchmarkingsysteem. Cornerstone OnDemand is dus in staat om alles in één systeem te integreren. Momenteel zijn er wereldwijd meer dan 36 miljoen gebruikers en het aantal blijft groeien.

Medewerkers centraal zetten, niet de technologie

Organisaties moeten dus op zoek gaan naar slimme manieren om de productiviteit in stand te houden en bij voorkeur zelfs te verhogen. Zo zien we een toenemende interesse in managementtools die het voor teams mogelijk maken om zowel de prestaties als de betrokkenheid te stimuleren. Technologie is continu in ontwikkeling en moet zich uiteraard aanpassen aan de nieuwe trends op de werkvloer. Zo is het in de toekomst, of misschien nu al, best mogelijk dat je gelijktijdig aan meerdere projecten werkt, meerdere managers hebt of dat jouw afdeling jouw expertise en tijd verkoopt aan een andere afdeling. Traditionele software is (nog) niet klaar voor deze nieuwe manier van werken.

Uiteindelijk is het de bedoeling om de productiviteit te verhogen, maar zeker ook om de motivatie positief te beïnvloeden. Medewerkers die het gevoel hebben op een technologisch geavanceerde en productieve werkplek te werken, zullen zonder twijfel beter presteren. Je moet medewerkers centraal zetten en zeker niet de technologie. Goed luisteren naar collega’s is dus de boodschap. Zo loop je niet het risico dat er een ‘bekijk het maar’-mentaliteit ontstaat die moeilijk om te keren is. Technologie is dus een hulpmiddel om voor de medewerkers een betere en persoonlijke werkomgeving te scheppen. Niets meer en niets minder.

Je kunt dus onmogelijk verwachten dat werknemers efficiënt functioneren wanneer je ze belemmert om het beste van zichzelf te geven. Toch tonen verschillende productiviteitsonderzoeken aan dat veel bedrijven met verouderde kantoortechnologie werken. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat hun medewerkers het kantoor als een negatieve omgeving gaan beschouwen. Daarom is het zo belangrijk om regelmatig nieuwe technologische oplossingen tegen het licht te houden.

De overheid als vertragende factor

Overheidsorganisaties blijken het nog veel lastiger hebben. Het feit dat de overheid de grenzen aangeeft voor de bedrijfswereld aan de hand van wetgeving, vertraagt het proces nog meer. In een maatschappij waar iedereen verwacht dat alles meteen beschikbaar moet zijn, is dit een vreemde evolutie. We lopen achter op veel landen. Het voorbeeld waar vaak naar verwezen wordt, is Singapore. Er is nauwelijks sprake van bureaucratie of corruptie, de overheid stimuleert het ondernemerschap en werkt met de nieuwste technologieën. Zo kan de eerste minister coderen en leren de kinderen dit ook op school. De lokale overheid blijft haar interne processen constant optimaliseren en tracht hierbij in te spelen op trends zoals automatisering en globalisering.

Het verschil met bijvoorbeeld de Verenigde Staten is groot. Zo bleek onlangs dat het nucleaire arsenaal nog altijd wordt gecontroleerd door een oud computersysteem met floppydisks. Blijkbaar gebruikt het Pentagon een aantal systemen die minstens vijftig jaar oud zijn. Een van deze toepassingen is het Strategic Automated Command and Control System, dat Amerikaanse kernbommenwerpers en intercontinentale ballistische raketten coördineert.

Digitaal samenwerken vergemakkelijken

De bouwstenen om slimmer te kunnen werken spitsen zich vaak toe op een digitale werkstijl. Zo moet digitaal samenwerken makkelijker worden, ook buiten de kantoormuren. Zakelijke apps en de juiste apparaten zijn hierbij cruciaal. Recente onderzoeken wijzen uit dat investeren in digitale technologie de productiviteit op kantoor significant kan verhogen.

Dan is het natuurlijk verleidelijk om deze hete aardappel naar de IT-afdeling door te schuiven. Toch zou dit wel eens een kapitale denkfout kunnen zijn. IT-ers hebben momenteel de handen vol met het beschermen van hun systemen tegen cyberaanvallen, het updaten van softwareprogramma's en ervoor zorgen dat alles op dagdagelijkse basis blijft draaien. Daarnaast is er expertise van andere afdelingen nodig om tot bruikbare resultaten te komen. Het goede nieuws is dat deze ingrepen niet onmetelijk duur hoeven te zijn en dat je met beperkte ingrepen al veel kunt bereiken.

Slimme digitale werkplek

Je zult moeten uitzoeken welke technologieën het meeste potentieel hebben om de situatie op de werkvloer te verbeteren. Ook op kantoor ga je technologie moeten omarmen op een intelligente manier. Met ontwikkelingen zoals het Internet der Dingen zullen we ervoor zorgen dat de moderne werkplek in de toekomst veel gestroomlijnder zal zijn. Zo zullen de zogenoemde Smart Offices zich volledig aanpassen aan de werkprocessen op kantoor.

De technologie zal de fysieke werkomgeving transformeren tot een slimme digitale werkplek. Er zullen allerlei applicaties worden gebouwd die specifiek kunnen inspelen op de behoeften en de context van de kenniswerker. Deze applicaties zullen constant bijleren en verbeteren.

Het doel is om het werk te vereenvoudigen en de kenniswerker te voorzien van alle mogelijke en relevante data. Zo kunnen zij op een goed geïnformeerde manier betere zakelijke beslissingen nemen. Routinetaken worden geautomatiseerd met als doel de productiviteit van de werknemers te verhogen. Uiteraard is het de bedoeling dat de medewerker de vrijgekomen tijd besteedt aan zaken die er echt toe doen.