Toerisme Vlaanderen informeert de toeristische sector online via de bedrijfswebsite www.toerismevlaanderen.be en hun kanalen @toerisme_vla op Twitter, een elektronische nieuwsbrief en specifeke e-mailings.

Voor die twee laatste kanalen was het agentschap op zoek naar een online e-mailsysteem waarmee ze zowel de e-nieuwsbrief als specifieke e-mailings kunnen opstellen, opmaken en versturen naar de leden van een database. Dat moet allemaal gebeuren binnen de look & feel van de bedrijfswebsite, rekening houdende met de eigen huisstijl.

“Het was ook essentieel om veel informatie te kunnen halen uit de statistieken, zodat we de e-nieuwsbrief telkens kunnen verbeteren op maat van de lezer”, verklaart Debbie Van Roy, communicatiemedewerker van Toerisme Vlaanderen. “Bovendien zochten we een e-mailsysteem dat vlot kan inspelen op de snel evoluerende digitale communicatiewereld.”

Waarom Flexmail?

“We kregen van Flexmail een offerte specifiek op maat van onze behoeften”, gaat Debbie Van Roy verder. “Flexmail kan bovendien voorzien in al onze e-mailmarketing behoeften en sluit perfect aan bij onze kwaliteitsvereisten. Zo verloopt bijvoorbeeld de communicatie tussen onze bedrijfswebsite en Flexmail vlot (vlotte toepassing van de in- en uitschrijfmodule), is het beheer van het adressenbestand in Flexmail optimaal en bestaan er voldoende mogelijkheden tot verdere personalisatie van de mailings. Ook qua prijs/kwaliteitsverhouding is Flexmail een goede partner.

Verloop samenwerking

“We werken nu ongeveer een half jaar met Flexmail en we zijn zeer tevreden over de dienstverlening en de supportlijn”, aldus van Roy. “Voor de e-nieuwsbrief werd er samen met de mensen van Flexmail een template ontwikkeld, volgens de huisstijl van Toerisme Vlaanderen. Die template werd geïmplementeerd in de gebruiksvriendelijke wizard. Het voordeel van die wizard template is dat de e-nieuwsbrief door verschillende mensen binnen de organisatie kan worden verstuurd en er steeds hetzelfde uitziet, wat goed is voor de herkenbaarheid door de lezer.”

Maandelijks ontvangt de toeristische sector de e-nieuwsbrief. Hiervan worden de statistieken tot in detail bijgehouden. Het gaat dan onder meer om het aantal geopende mails en het klikgedrag. Die cijfers vormen de leidraad om de volgende e-nieuwsbrieven te optimaliseren.

Ondertussen wordt er nog gewerkt aan een tweede template. Voor specifieke doelgroepencommunicatie wordt er ook regelmatig gebruikgemaakt van de gebruiksvriendelijke Smart Builder van Flexmail, waarmee Toerisme Vlaanderen zelf templates kan creëren zonder dat het agentschap daar HTML-kennis voor nodig heeft. De combinatie van de gebruiksvriendelijke wizard templates op maat en de Smart Builder geeft Toerisme Vlaanderen de flexibiliteit om professionele nieuwsbrieven te versturen in het systeem dat het beste aansluit bij de behoeften op dat moment.