Vijf ingrediënten voor het bouwen van betrokken, gemotiveerde en succesvolle teams in je organisatie

Gemotiveerde teams zijn de kern van succesvolle bedrijven. Mensen zijn de oorzaak van alle activiteiten binnen een onderneming. De betrokkenheid naar de resultaten, de onderlinge samenwerking en de inzet van vaardigheden bepalen mee de status van een onderneming. In dit artikel serveer ik jou de 5 ingrediënten die volgens mij essentieel zijn voor het bouwen van gemotiveerde en succesvolle teams.

Succesvol hedendaags leiderschap

Organisaties die zijn gebouwd op hiërarchie en controle maken dit vaak moeilijk te bereiken. Conservatieve leiders willen wel verandering en meer resultaten, maar zijn dikwijls niet bereid om zelf los te laten en verantwoordelijkheid te geven. Er wordt vaak te veel tijd en geld besteed aan zinloze activiteiten, overleg, procedures en controlemechanismes die ten koste gaan van de resultaten.

Zakelijk succes is afhankelijk van de betrokkenheid van een bekwaam team. Als je team van medewerkers bekwaam en betrokken is, dan heb je meer kans op succes dan wanneer een team gedwongen wordt iets te produceren.

Traditioneel management is gebaseerd op sturen, meten, opvolgen, controle en een eerder hiërarchische structuur. In succesvol hedendaags leiderschap wordt de behoefte aan hiërarchisch management tot een minimum beperkt en is eerder een ‘work as one’ mentaliteit de basis van de bedrijfsflow.

Extrinsieke motivatie (ik doe dit omdat ik betaald word) moet plaats maken voor intrinsiek gemotiveerde medewerkers die graag betrokken samenwerken richting specifieke objectieven die voor het collectief belangrijk zijn. Succes kan worden gemeten aan de hand van tevredenheid en de geleverde waarde.

De afgelopen drie decennia heb ik als ondernemer doorlopend met verschillende teams binnen diverse eigen ondernemingen gewerkt. Daarnaast heb ik de afgelopen vijfentwintig jaar met ondernemers gewerkt die ook teams aansturen. Vanuit deze ervaring heb ik geleerd wat een team maakt of kraakt.

Hier zijn 5 ingrediënten die volgens mij essentieel zijn voor het bouwen van gemotiveerde en succesvolle teams.

1. Organiseer kleine multidisciplinaire teams en duidelijke rollen

Ik stelde vast dat teams groter dan acht personen eerder ineffectief en demotiverend zijn. Tot acht mensen kan je gemakkelijker constructief overleggen, samenwerken en je aandacht verdelen. Ieder lid van een klein team is meer manifest aanwezig. Zie het als een tafel van acht mensen. Met acht mensen kan je nog aan tafel zitten en constructief overleg plegen.

Wanneer er meer dan acht mensen zijn, is het niet evident meer om het team samen te zetten en een synchroniciteit tussen de teamleden tot stand te brengen. Bij teams van meer dan acht mensen ontstaan er vaak groepjes in de groep met diverse betrokkenheid.

J. Richard Hackman, hoogleraar sociale- en organisatiepsychologie aan de Harvard University, heeft ooit gezegd: “Grote teams eindigen meestal met het verspillen van ieders tijd.”

Het is dus ideaal dat je bedrijf bestaat uit teams met ongeveer vijf mensen (maximum acht) met duidelijke rollen en bijdragen. Elke rol moet worden gewaardeerd en een significant aandeel hebben in het succes van het project. Iedereen moet een inzicht kunnen verwerven in de motivaties en vaardigheden van hun teamgenoten. Het moet duidelijk zijn wat elke persoon bijdraagt aan het team en de resultaten.

Het gevaar van grotere teams is dat niet iedereen weet met wat de anderen bezig zijn. Mensen worden meer onzichtbaar binnen een groter team. Deze onzichtbaarheid maakt dat mensen hun betrokkenheid op termijn verliezen. Dit betekent niet dat je geen bedrijf kunt bouwen met meer dan acht mensen. Het betekent alleen dat je ze in kleinere groepen moet opsplitsen. Elk team moet een duidelijk begrip hebben van wat ze bijdragen, zodat iedereen productief en betrokken is. Vertrouwen, respect en communicatie zijn cruciaal voor motivatie en succes.

2. Een toegewijde teamleider, visie en routekaart

Hierboven benoemde ik het belang van duidelijke rollen en bijdragen van elk persoon in een team. Een teamleider is een vitale rol die het succes van een project en team beïnvloedt. Zonder visie en begeleiding kan het team verloren, verward of ongemotiveerd zijn.

Ieder team van maximum acht personen moet dus een teamleider hebben die het bindmiddel is tussen de verschillende rollen en taken. De teamleider moet zijn beslissingen kunnen baseren op het inzicht van zijn of haar team.

Daarnaast moet de teamleider een duidelijke visie bieden met realistische objectieven die door het team kunnen worden bereikt. Hij of zij moet ook een holistische kijk ontwikkelen over de mensen en taken binnen zijn team en de rol van zijn team binnen het groter geheel. De teamleider demonstreert de routekaart met de te vervullen taken om de objectieven te realiseren.

Tijdens conflictmomenten of probleemoplossing moet een teamleider een gerechtvaardigde beslissing nemen die het team respecteert. Een goede teamleider is een luisteraar en is gevoelig voor de behoeften van zijn team. Hij of zij is verantwoordelijk voor een omgeving die motivatie, feedback, begrip, productiviteit, werkgeluk en resultaten tot stand brengt.

3. Maak de belangrijke dingen belangrijk

Sommige zaken zijn van primair belang en andere van secundair belang. Bepaalde waarden, normen, objectieven, strategieën en taken bepalen de gezondheid van de onderneming. In een snel veranderende wereld moet je flexibel zijn en constant verduidelijken wat nu belangrijk en minder belangrijk is.

Veel bedrijven verliezen tijd en geld omdat het team tijd verliest aan verouderde procedures die ooit van primair belang waren, maar vandaag minder belangrijk of overbodig zijn. Grotere bedrijven met een raad van bestuur, kaderleden, midden-management en een operationeel team waar een noodzakelijke verandering door verschillende posities en titels moet worden goedgekeurd, zijn minder flexibel dan een organisatie die snel nieuwe, meer doeltreffende strategieën, procedures en werkmethodes weet door te voeren.

4. Organiseer co-creatie flow in plaats van individuele flow

Co-creatie flow is samenwerken naar een specifiek resultaat. Ik kan dit om verschillende redenen aanbevelen. Als twee mensen samenwerken aan een project, verhoogt dit de productiviteit omdat men tijdens dit samenwerkingsproces geneigd is zijn beste vorm te laten zien aan de ander. De ander wil minstens op hetzelfde niveau presteren en men stimuleert elkaars productiviteit.

Een ander voordeel van co-creatie flow is dat mensen leren van elkaar. Je kan elkaar aanwijzingen geven, iets nieuws aanleren en feedback delen. Dit is gemakkelijker en toegankelijker in een co-creatie flow dan wanneer men individueel werkt of er een grotere groep mensen betrokken is. De co-creatie flow in teams levert een beter begrip op van elkaars kennisgebied en dit brengt een meer efficiënt resultaat tot stand.

In een co-creatie flow kan je elkaar ook gemakkelijker erkenning geven voor de geleverde prestaties. Een simpel bedankje voor de goede samenwerking of een compliment voor de vakkundigheid en bijdrage aan het project werkt meer motiverend dan individuele inspanningen waar dikwijls de erkenning van een collega afwezig is.

Tijdens een co-creatie flow komt men ook sneller tot oplossingen dan in een individuele flow of mastermind met een grotere groep samenwerkers. In een individuele flow ontbreken mensen soms de kennis, prikkels en creativiteit om een oplossing te formuleren. Tijdens groepsdenken op oplossingen wijkt men dikwijls af van de essentie en gaat dikwijls tijd verloren omdat iedereen zijn bijdrage wil leveren.

Bovendien zullen introverte mensen in een co-creatie flow hun mening en visie gemakkelijker demonstreren dan in een omgeving waar overheersende stemmen van extraverte mensen domineren. Op bedrijven en in organisaties zijn het dikwijls de extraverte mensen met hun overheersende communicatie die we horen. Bij groepsdenken zullen sommige stemmen en ideeën nooit tot leven komen als een ruimte wordt gedomineerd door extraverte mensen.

Sommige van onze grootste geesten, zoals Warren Buffet, Albert Einstein, Bill Gates, Charles Darwin, Elon Musk en vele anderen, staan gekend als introverte mensen. Tijdens een creatieproces, project of een overleg naar het vinden van een oplossing moet een omgeving gecreëerd worden waar alle stemmen gewaardeerd en gehoord worden.

5. Geef je team individuele ruimte en tijd voor volle concentratie

Ruimte en tijd voor volle concentratie is ook cruciaal voor succes. Het is van essentieel belang om zonder afleiding te kunnen concentreren op een cognitief veeleisende taak. Er is een verschil tussen oppervlakkige aandacht en volle concentratie.

Oppervlakkig werk en niet-cognitieve taken kan men eenvoudig uitvoeren in een omgeving waar veel afleiding en prikkels aanwezig zijn. De inspanningen zijn eerder gewoontewerk en erop gericht om bepaalde resultaten te reproduceren. Een werk waar men steeds dezelfde gewoontehandelingen kan inzetten om het gewenst resultaat te produceren, vraagt minder individuele ruimte en volle concentratie.

Specifieke professionele activiteiten dienen eerder uitgevoerd te worden in een staat van volle concentratie die je cognitieve vermogens tot het uiterste drijven. Deze inspanningen creëren meestal nieuwe waarde en zijn moeilijk te reproduceren. Sommige projecten en taken vragen volle concentratie en ononderbroken doorstroming. Organiseer binnen je onderneming ook hier tijd en plaats voor.

Een open office space kan voor bepaalde personen en taken de workflow stimuleren, maar voor andere personen en taken net de workflow verstoren. Organiseer een optimale verbinding, tijd en ruimte waar je rekening houdt met de specifiek uit te voeren taken, extraverte en introverte mensen.

Conclusie

Organiseer kleine multidisciplinaire teams die functioneren met de assistentie van toegewijde teamleiders waar in co-creatie flow gewerkt wordt en waar gelegenheid is voor individuele ruimte en tijd voor volle concentratie bij taken die het volledig cognitief vermogen vragen.