In deze minireeks laten we specialisten van Gumption Group aan het woord met allerhande tips voor thuiswerken in coronatijden. Marjan Verschueren (26) van employer branding agency Branded.Careers vertelt hoe je de teamsfeer bewaart wanneer iedereen op afstand werkt.
Tip 1: digitaliseer ook de (informele) teammomenten
Zorg dat je niet alleen je businessprocessen digitaliseert, maar even goed je cultuur en de (informele) teammomenten. Speel bijvoorbeeld dat spelletje tafelvoetbal nu online. Probeer alles wat je normaal doet met de collega’s nu online te organiseren.
Dat vraagt enige creativiteit. Drink je bijvoorbeeld elke vrijdag om vier uur samen een pint, ontmoet elkaar dan nu virtueel. Zorg dat iedereen op hetzelfde moment inbelt en een drankje bij de hand heeft. Dat voelt misschien vreemd aan, maar die informele momenten zijn belangrijk voor de teamspirit.
Tip 2: houd de koffiegesprekken in ere
Praat niet alleen over het werk. De gesprekken in de wandelgangen houden we nu online. Onze WhatsApp-groep is onze koffiemachine geworden. We posten er grappige gifs, maar ook serieuze dingen over hoe we persoonlijk omgaan met de crisis. Zo blijven we ook in contact met de mensen die momenteel niet fulltime aan het werk zijn.
WhatsaApp leent zich daar perfect voor, omdat mensen dat sowieso al gebruiken om berichten te sturen naar of te bellen met vrienden en familie. Skype of Microsoft Teams is dan weer uiterst geschikt om de klassieke teammeeting te vervangen.
Tip 3: splits grote teams op in kleinere onlinegroepjes
Heb je een groot team, splits dan op in verschillende kleinere onlinegroepjes, zodat mensen niet overweldigd worden door te veel geklets. Bij ons kan de filmcrew zo onder elkaar ongestoord obscure filmmopjes maken, zonder dat iedereen hoeft mee te kijken.
Tip 4: laat weten wanneer je even niet gestoord wil worden
Communiceer proactief, bijvoorbeeld door te zeggen dat je van 12 uur tot half twee onbereikbaar bent omdat je speeltijd met de kinderen hebt of even wil gaan joggen. Zoals je op kantoor aan je collega zou zeggen dat je even weg bent voor de lunch.
Dan weten de collega’s wanneer je er weer bent, en het is ook beter voor je eigen gemoedsrust. Wij doen dit via WhatsApp, maar een gedeelde agenda werkt bijvoorbeeld ook prima. Kies wat best past binnen jouw team.
Tip 5: communiceer duidelijk en luister aandachtig
Het zijn onzekere tijden, en mensen willen graag zo snel mogelijk weten waar ze aan toe zijn. Een Q&A met de CEO kan soelaas bieden. Zoals in het journaal: mensen sturen vragen in, en de expert geeft een antwoord. Dat werkt ook in bedrijven.
Vergeet ook niet te vragen hoe mensen zich voelen bij wat er gebeurt of wat je beslist. Tweerichtingscommunicatie is belangrijk in moeilijke tijden. Snel en duidelijk communiceren, en zelf ook echt luisteren: dat maakt een wereld van verschil.
