Personeel vinden is vandaag een hele opgave, terwijl klanten net sneller en beter bediend willen worden dan ooit. Voor veel ondernemers voelt het als koortsachtig zoeken naar oplossingen. Automatisatie van bepaalde processen is dan ook meer en meer noodzakelijk geworden. Volgens Sigrid Jansegers, verantwoordelijk voor sales operations bij Exact, liggen hier kansen. Vanuit haar positie bij Exact ziet Jansegers dagelijks hoe ondernemers worstelen met dezelfde knelpunten: te weinig mensen, te veel repetitieve taken en klanten die steeds hogere verwachtingen stellen. “Automatisering kan daar het verschil maken", zegt ze. “Door in te zetten op technologische mogelijkheden kun je je mensen slimmer laten werken en zo een hogere waarde bieden voor de klant."

Met automatisering heb je goud in handen

" Uit ons jaarlijkse KMO Barometer onderzoek, blijkt dat personeelstekort bovenaan de lijst staat, maar digitalisering is ondertussen de absolute topprioriteit geworden."

Die verschuiving is geen toeval. De komst van de verplichte e-facturatie zet veel ondernemers aan het denken over hun digitale processen. Maar Sigrid gaat verder: "Digitalisering is pas het begin. Automatisering zet die extra stap. Het gaat over processen die tijdsintensief en foutgevoelig zijn, en waar de menselijke creativiteit ondergeschikt is." Concreet betekent dat je op zoek moet naar taken waar je mensen uren aan kwijt zijn, maar waar hun unieke menselijke waarde niet tot uiting komt. Als je die automatiseert, heb je goud in handen.

Toch draait het niet enkel om tijd besparen. Sigrid onthult de diepere laag: "Meer orde in je processen leidt bijna altijd tot meer inzicht. En meer inzicht betekent snellere, betere beslissingen nemen."

Neem voorraadmanagement bijvoorbeeld. “Als je ERP-systeem automatisch kan voorspellen wanneer klant X zijn jaarlijkse grote bestelling plaatst - op basis van historische data en groeipatronen - dan kun je proactief handelen. Minder voorraad, snellere levering, een meer tevreden klant. In plaats van data na de feiten in te tikken, belt diezelfde medewerker vandaag actief klanten op om bestellingen te bespreken. Dat is geen robot die een mens vervangt, dat is een mens die van administrator naar adviseur evolueert."

Hier raakt Sigrid aan de kern van veel weerstand tegen automatisering. "Ik hoor vaak: 'Wat doen we met die mensen wiens taken nu veranderen?' Maar ik zie het omgekeerd. Wat doen we vóór die mensen?"

In de boekhoudwereld ziet ze die transformatie al gebeuren. Waar boekhouders vroeger urenlang facturen zaten in te tikken, kunnen ze nu adviserende gesprekken voeren met ondernemers. "In België is een accountant een veel grotere vertrouwenspersoon dan de bankier. Er ligt zoveel potentieel om ondernemers op veel bredere vlakken te adviseren.”

Maar dat vraagt wel visie, inzet en investering van de werkgever en leidinggevende. "Door tijd te winnen, kun je mensen anders inzetten. Je kunt hen opleiden, laten groeien in een nieuwe rol. Iemand die goed is in data-analyse kan misschien ook klantgesprekken voeren, of omgekeerd."

Future-proof worden

"Future-proof zijn betekent dat je kunt inspelen op veranderende klantverwachtingen”, klinkt het bij de Sales Director. "Klanten willen alles sneller en accurater. Als jij die snelheid niet kunt leveren omdat je mensen vasthangen in repetitieve taken, loop je achter. Processen automatiseren is heel dikwijls een duidelijke oplossing. "

Exact voegt daar zelf de daad bij het woord. "Een klant die vandaag een abonnement afsluit, heeft morgen al een factuur en kan meteen aan de slag. Volledig geautomatiseerd. Dat is schaalbaarheid in de praktijk." Maar efficiëntie is slechts een kant van het verhaal. Automatisering kan ook helpen om knelpunten zoals cashflow beter te beheren, een thema dat volgens de KMO-barometer op nummer drie staat bij Vlaamse bedrijven. “Niet elke klant betaalt op tijd, waardoor ondernemers soms zelf uitstel moeten vragen aan leveranciers.”

Hun automatische debiteurenbeheer lost dit slim op met algoritmes die het betaalgedrag van klanten leren kennen. Een klant die traditioneel tien dagen voor vervaldag betaalt, krijgt een vriendelijke reminder vooraf. Notoire laatbetalers krijgen een strakkere aanpak.

​"Het gaat verder dan standaardherinneringen versturen”, verduidelijkt Sigrid. "We voegen bijvoorbeeld een QR-code toe die rechtstreeks naar de betalingsmodule van de bank leidt, geen tussenpagina’s of zoekwerk dus. Zulke details maken het verschil tussen een betaling die blijft liggen en één die meteen gebeurt."

AI als collega, niet als concurrent

Artificiële intelligentie roept vandaag nog vaak vragen op, maar bij Exact staat de visie scherp. "Als we inzetten op AI hanteren we drie pijlers: innovatief, betrouwbaar en menselijk."

Innovatief zijn betekent echte toegevoegde waarde creëren, geen gimmicks. De Exact Assistant bijvoorbeeld. Die helpt gebruikers snel en gericht antwoorden vinden, zonder eindeloos te moeten zoeken in handleidingen of documentatie.

Betrouwbaarheid houdt in: geen black box-oplossingen. "Als ons systeem een boekingsvoorstel doet, zie je altijd waarop dat gebaseerd is. Geen mysterieuze algoritmes, maar transparante logica."

En menselijk wil zeggen: "De eindgebruiker houdt de touwtjes in handen. Alles wat we automatiseren, gebeurt hand in hand met mensen. Je kunt altijd kiezen om zelf te valideren in plaats van blind te automatiseren."

Van kostenbesparing naar concurrentievoordeel

​De echte kracht van automatisering ligt niet in wat je uitspaart, maar in de strategische voorsprong die je ermee opbouwt. “Je wint aan tijd, maar ook aan inzicht en wendbaarheid”, aldus Jansegers.

Dankzij AI kunnen bedrijven hun processen niet alleen efficiënter maken, maar ook slimmer. “Forecastingmodellen leren van je historische data, groeipatronen en seizoensbewegingen. Zo krijg je signalen nog voor de markt verandert. Terwijl je concurrent nog aan het reageren is, ben jij al een stap verder.” Het einddoel is volgens haar duidelijk: “Door in te zetten op automatisering en technologie optimaliseer je niet alleen je werking. Je creëert ook ruimte voor creativiteit, persoonlijk contact en échte groei. Dat maakt ondernemen opnieuw plezant én toekomstbestendig.”

​Meer weten? Lees hier hoe Exact jou helpt slim te automatiseren: www.exact.be