​Het gebruik van AI op de werkvloer neemt in rap tempo toe. Dat merkt ook softwareontwikkelaar Exact. Uit haar jaarlijkse KMO-barometer onderzoek blijkt dat 39% van de kmo’s vandaag de dag al actief gebruik maakt van AI. “In 2024 was dit percentage amper 8%, vertelt Sigrid Jansegers, AI-expert bij Exact. “Vier op tien ondernemers zeggen dus bewust dat ze AI inzetten. Dat is een enorme sprong vooruit op heel korte tijd. Al denk ik dat het echte cijfer hoger ligt: vaak weten bedrijven niet dat ze online programma’s gebruiken waar AI al in verwerkt zit.”

Volgens Jansegers past deze adoptie toename in een breder patroon: toepassingen zoals e-mail deden er ooit jaren over om echt door te breken, terwijl ChatGPT in recordtempo miljoenen gebruikers bereikte. “Die snelheid is echt ongezien, en verklaart waarom AI nu op korte tijd van niche naar mainstream is geëvolueerd.” Daarbij moeten we opmerken dat er wel verschillen zijn: middelgrote bedrijven nemen de leiding, en vooral de dienstensector loopt vooruit. “De bouwsector blijft nog wat achter”, zegt Jansegers. “Maar we verwachten dat wettelijke verplichtingen zoals e-facturatie daar als katalysator gaan werken. Precies omdat ondernemers ervaren dat automatisering, en uiteindelijk ook AI, hen helpt in het versnellen van administratieve en repetitieve processen.”

Van tijdwinst naar strategisch voordeel

Maar AI biedt ondernemers meer voordelen. “Zo is AI een waardevolle sparringpartner die je suggesties doet die je zelf niet had voorzien. De echte kracht van AI ligt dus niet zozeer in tijdwinst, maar in de strategische voorsprong die je ermee opbouwt. “Je wint aan tijd, maar ook aan inzicht, en flexibiliteit”, benadrukt Jansegers. “Daardoor kun je sneller anticiperen op veranderingen, beter beslissingen nemen en je organisatie wendbaar houden in een steeds dynamischere markt. Naast het versnellen van administratieve processen en het creëren van ruimte voor creativiteit en persoonlijk contact, bouw je met automatisering en AI aan een toekomstbestendige onderneming. Dat maakt ondernemen opnieuw plezant én toekomstbestendig.”

Betrouwbaarheid en transparantie: de sleutel tot AI-acceptatie

Toch blijven er hindernissen. “Veel ondernemers denken dat AI te complex is, of vinden er de tijd niet voor om ermee aan de slag te gaan. Anderen twijfelen aan de betrouwbaarheid van de output, of stellen zich vragen bij wat er gebeurt met hun data. Zeker in het licht van de toenemende cyberdreigingen is dat niet onterecht”, aldus Jansegers.

Daarom vindt Jansegers het belangrijk dat ontwikkelaars van bedrijfssoftware, zoals Exact, transparant zijn: “breek die AI-blackbox open en laat aan andere ontwikkelaars en gebruikers zien wat werkt en wat niet. Met AI is het letterlijk bouwen aan vertrouwen, want het vertrouwen dat gebruikers in de software hebben, bepaalt uiteindelijk hoeveel taken je kunt automatiseren. Of anders gezegd: hoe autonoom je een systeem kunt laten handelen.”

Mensgericht ontwikkelen

Exact hanteert dan ook drie principes bij de ontwikkeling van AI-features. “Innovatief is het eerste principe. Dat betekent experimenteren, met nieuwe toepassingen en nieuwe taalmodellen’, vertelt Jansegers. “Maar voor we die features op de markt brengen, moeten we zeker weten dat ze goed zijn. Dat brengt me bij het tweede principe: betrouwbaarheid. Want we hebben de gegevens van honderdduizenden bedrijven in beheer. Bovendien werken we in een omgeving waar de accuraatheid van financiële gegevens heel belangrijk is. De boekhouding kan niet ‘maar een beetje kloppen’. Kortom: AI-features die we naar de markt brengen moeten honderd procent betrouwbaar zijn. En het laatste principe, mensgericht, dat is echt waar wij voor staan. Wij vinden het belangrijk dat gebruikers zelf de regie houden bij het gebruik van onze software. Gebruikers kunnen de diverse functionaliteiten dan ook zelf in- of uitschakelen en daarmee de mate van automatisering aanpassen. Anders gezegd: wij zien AI als een waardevolle aanvulling op menselijk werk en niet als vervanging.”

Durf te experimenteren

Die mensgerichte benadering past perfect bij de realiteit van de kmo. Die staat onder grote druk door personeelstekorten – 36% heeft vacatures openstaan, gemiddeld 5 per bedrijf– en stijgende kosten. Bovendien vindt 97 procent van de ondernemers dat hun organisatie onvoldoende geautomatiseerd is. “Je ziet ook in de KMO Barometer dat bedrijven heel erg aan het kijken zijn hoe ze efficiënter kunnen worden”, aldus Jansegers. “AI kan helpen, maar je moet het borgen in het proces.”

Om die efficiëntie te realiseren wordt data steeds belangrijker als fundament. 74 procent van de kmo’s wil graag meer sturen op data, maar 45 procent weet niet goed hoe ze daarmee kunnen beginnen. ‘AI is een tool, het moet geen doel zijn’, benadrukt Jansegers.

Ze pleit voor een praktische aanpak: experimenteren, leren en niet alles tegelijk willen. Dat geldt ook voor Exact zelf. “Onze Chief Technology Officer test continu nieuwe technologieën. Soms komt hij na een weekend van verdiepen terug met een idee waarvan we zeggen: dit kan écht waardevol zijn. Dan bekijken we of we er klantvragen mee kunnen beantwoorden én verder dan dat kunnen kijken. Dat trial-and-error hoort erbij, want de technologische mogelijkheden veranderen razendsnel. Maar we zijn streng: zonder duidelijke meerwaarde bouwen we niets. Geen gimmicks, maar oplossingen die ondernemers echt vooruithelpen.”

Die aanpak is volgens Sigrid Jansegers cruciaal voor de toekomst van kmo’s. “Snelheid en betrouwbaarheid zijn de norm. Consumenten verwachten foutloze service vanaf het eerste contact én ‘vandaag besteld, morgen geleverd’. Dat vertaalt zich ook naar de verwachtingen van ondernemers over hun software. Daarom combineren we marktkennis, co-creatie en technologische vindingrijkheid. Precies die mix maakt dat we relevant blijven en onze klanten sneller en beter vooruithelpen. Met innovaties zoals Exact AI Assistant wil Exact niet alleen processen automatiseren, maar ondernemers ook meer grip en vertrouwen geven in een steeds complexere wereld. AI is daarbij geen gimmick, maar een collega die 24/7 meedenkt. Slimmer werken, niet harder... dáár draait het om.