Hoe corona de rol van de receptie van je bedrijf voorgoed heeft veranderd: “De glimlach van de receptionist is nu geen troef meer”

Hoe corona de rol van de receptie van je bedrijf voorgoed heeft veranderd: “De glimlach van de receptionist is nu geen troef meer”

Dit stuk is een samenwerking tussen Bloovi Studio & Bringme

De coronacrisis dwingt bedrijven na te denken over een nieuwe manier van werken. Anders ingerichte kantoorruimtes en eenrichtingsverkeer in de gang zijn intussen ingeburgerd. Maar wat met de receptie? Een plek met veel ‘va-et-vient’ waar menig hand wordt geschud. Volgens Jo Vandebergh, CEO van Bringme, zal die ontvangstruimte er in het postcoronatijdperk helemaal anders uitzien. “Voor de coronacrisis werd een virtuele receptie nog als ‘te steriel gezien, terwijl dat nu net haar grootste kracht is. “De glimlach van de receptionist is vandaag geen extra troef meer.”

Bringme ken je misschien van de Bringme Box, de pakketautomaat waar koeriers of leveranciers je pakje in droppen. Hierdoor hoeft de koerier niet meer langs de receptiemedewerker: alles gebeurt contactloos. Zo’n automatiseringen zijn nu meer dan ooit nodig. “De toestand in China verontrustte me al een tijdje, nog voor de coronacrisis in Europa toesloeg”, vertelt Vandebergh. “Het was me al snel duidelijk dat zowat elk bedrijf in de toekomst nood zal hebben aan automatisch systeem om ziektekiemen buiten te houden. En dus begon ik na te denken over hoe wij onze producten konden aanpassen om dat te realiseren.”

Het hoofdkantoor van Bringme werd omgetoverd tot levend lab. Het Leuvense bedrijf ging op zoek naar een structurele oplossing die bedrijven ook op langere termijn toegevoegde waarde kan bieden. Het resultaat is een volledig virtuele en slimme receptie die bedrijven de kans geeft om veilig weer op te starten en volautomatisch te waken over de gezondheid van bezoekers, klanten, medewerkers en leveranciers. Met een fikse kostenbesparing bovendien.

Handen ontsmetten en risico inschatten

De virtuele receptie is het geesteskind van Vandebergh. “We hebben al heel wat denkwerk gestoken in recepties en in de manier waarop het verkeer in bedrijven plaatsvindt tijdens de ontwikkeling van de Bringme Box”, zegt de CEO. “Ik besefte dat de receptie voor bedrijven de zwakste schakel is in hun strijd tegen corona. Als semi-publieke ruimte is het vaak de hotspot van het gebouw. Daardoor is de potentiële overdracht van virussen er erg groot.”

De virtuele receptionist van Bringme

De Bringme Desk is niet alleen een virtuele receptionist, maar nu ook een heuse ‘coronaspeurder’. Hij ontvangt medewerkers, klanten en andere gasten. Hij scant hun identiteit, informeert hen over preventiemaatregelen, doet een Last Minute Risk Analyse (LMRA), screent op koorts en virusrisico en verplicht hen hun handen te ontsmetten. Als alles in orde is, levert de Desk een all clear’-badge af.

Rol van de receptionisten

Deze technologie sluit perfect aan op de maatregelen rond social distancing. Die lijken voor velen een heel plotse ommezwaai, maar “eigenlijk stonden producten als de Bringme Box en de Bringme Desk al jaren te trappelen om bedrijven te helpen met de automatisering van hun receptie en hun leveringen. De coronacrisis heeft deze automatisering een boost gegeven”, aldus Vandebergh.

Maar wat betekent die automatisering voor de rol van receptiemedewerkers? “Vroeger kregen we al eens de opmerking dat persoonlijk contact met de receptionist belangrijk was. Nu zijn bedrijven net op zoek naar oplossingen die elk onnodig menselijk contact nog verder terugdringen. Pre-corona werd een virtuele receptie wel eens als ‘te steriel’ gezien, nu is het net haar grootste kracht”, zegt Vandebergh. “De glimlach van de receptionist is geen troefkaart meer.”

Pre-corona werd een virtuele receptie wel eens als ‘te steriel’ gezien, nu is het net haar grootste kracht

Volgens de CEO van Bringme zal de functie van receptiemedewerkers zoals we die nu kennen binnen twee tot vijf jaar niet meer bestaan. “Dat betekent niet dat receptionisten voorgoed verdwijnen; ze zullen in bedrijven ingezet worden voor taken met een grotere toegevoegde waarde”, voorspelt hij.

Een kostenbesparende totaaloplossing

Dat bedrijven in deze periode meer dan ooit bezig zijn met hun toekomst, blijkt uit de grote interesse in Bringme. “Elke dag contacteren bedrijven ons om hen uit de nood te helpen”, zegt Vandebergh. “Dat is ook logisch. Het coronavirus zal op gezondheidsvlak in bedrijven voor een omslag zorgen zoals 9/11 de veiligheid in luchthavens voorgoed heeft gewijzigd. Die omslag begint bij automatisatie. Zeker als je bedenkt dat bedrijven tot 90.000 euro per jaar besparen met een virtuele receptie. En dat is in tijden van crisis uiteraard meer dan welkom.”

De automatisatieoplossingen van Bringme gaan trouwens nog verder dan de virtuele receptie en de pakjesmuur. Het techbedrijf biedt een totaaloplossing om op een veilige en kostenefficiënte manier bedrijven te organiseren. Naast de Desk en de Box zijn er nog een Bringme Bell en een Shield. De Bell geeft duidelijke instructies aan al wie binnenkomt en houdt de bezoekersflow gescheiden. Het Shield is dan weer een badge die gebruikers verwittigt zodra ze te dicht in elkaars buurt komen.

Volgens de CEO moet er ook verder gekeken worden dan bedrijven. “Je moet het breder bekijken: in onze post-corona samenleving zullen we oplossingen moeten verzinnen voor alle (semi-)publieke plaatsen waar mensen aan gebouwen samenkomen. Ik denk aan de inkom van winkels, groepsprakijken, woonzorgcentra en gemeentehuizen. Dat kan gewoon niet anders.” Een nieuwe realiteit, dus, waarvoor Bringme continu werkt aan nieuwe of verbeterde oplossingen.

Meer weten? Download gratis de informatiebrochure van Bringme.

Hoe corona de rol van de receptie van je bedrijf voorgoed heeft veranderd: “De glimlach van de receptionist is nu geen troef meer”

Dit stuk is een samenwerking tussen Bloovi Studio & Bringme

Schrijf je in voor onze wekelijkse nieuwsbrief
Connecteer met 84.821 abonnees
Bloovi Magazine

Bloovi brengt 2x per jaar een eigen print magazine uit. Met inspirerende verhalen van spraakmakende ondernemers.

>> vraag hier je gratis exemplaar aan

Schrijf je in voor onze wekelijkse nieuwsbrief