Digitale transformatie blijkt een bron van stress, zo wil Digital Comfort Index dat oplossen

Tim Govaert en Patrick Wessa

Constante mails, eindeloze videocalls en enorme aantallen interne berichten, het klinkt bekend in de oren voor heel wat werknemers. We mogen dan veel praten over de nood aan digitalisering, indien het niet correct wordt uitgevoerd ondermijnt het al snel welzijn op de werkvloer. Dat wil de ProcessDelight tegengaan met hun Digital Comfort Index. Daarmee meten ze de digitale stress van een individu of werkplaats, en geven ze bedrijven de tools om ervoor te zorgen dat digitale transformatie welzijn niet ondermijnt.

Na corona is digitalisering namelijk niet meer weg te denken uit bedrijven. Een evolutie die positieve, maar ook negatieve, effecten heeft. "De hybride werkplaats zal niet meer verdwijnen, zelfs nu corona niet meer zo belangrijk is", stelt Tim Govaert, CEO en oprichter van ProcessDelight.

"Maar die digitalisering van werk wordt ook steeds meer een bron van stress. Daarom is het zo belangrijk om digitaal welzijn te meten. We definieerden zo vijf digitale stressfactoren. Daarmee kunnen we twee zaken doen: mensen individueel bewust maken over waar hun stress vandaan komt, maar ook collectief op het niveau van de organisatie zien waar de zwakke punten zitten. Zeker dat laatste gebeurde tot nu toe vooral op buikgevoel. Met deze index maken we dat exacter."

De index is dus een tool om digitale stress te verminderen, en tot een betere digitalisatie te komen. "Met deze index kunnen we eerst een meting doen, en zo de juiste roadmap naar digitalisering opzetten", stelt Govaert. "Daarna kunnen we opnieuw een meting doen, en kijken wat de evolutie is. Dat is revolutionair. Binnen een aantal jaren willen we de Digital Comfort Index op hetzelfde niveau brengen als de ecologische voetafdruk."

Maatwerk

Deze index werd gemaakt in samenwerking met de KU Leuven. Zij zorgden ervoor dat de methodologie op punt staat. "Met dit model meten we niet enkel de verschillende componenten van digitaal welzijn", stelt Patrick Wessa, professor statistiek en data science aan de KU Leuven.

"Het is niet zomaar een thermometer voor digitale stress en welzijn. Het is ook een tool over hoe zaken aan elkaar gerelateerd zijn. Als je computersystemen te veel stress veroorzaken op het niveau van interne communicatie, dan kan dat leiden tot een slechter welzijn, wat op zijn beurt kan resulteren in burn-out en verzuim. Met deze index willen we die relaties onderzoeken."

De index baant zo nieuwe paden in het onderzoek naar stress op de werkvloer. "In de academische literatuur wordt er vooral gekeken naar algemene stressfactoren", stelt Wessa. "Dat onderzoek bestaat al erg lang, maar het digitale aspect ervan is nog praktisch nooit onderzocht."

Tegelijk is de Digital Comfort Index zo ontwerpen dat het flexibel genoeg is om individuele bedrijven, en hun unieke situatie, te bestuderen. "Deze index laat maatwerk toe", stelt Wessa. "Het ene bedrijf is namelijk het andere niet. In een specifiek bedrijf zal het gebruik van spreadsheets bijvoorbeeld een belangrijke bron van stress zijn, terwijl een ander, vergelijkbaar, bedrijf misschien veel meer te maken krijgt met stress door manklopende interne communicatie."

Interne mails

Maar wat zijn de voorlopige resultaten van deze index? En hoe kunnen bedrijven beter digitaal welzijn aanpakken? "Uit de eerste piloottesten blijkt dat er erg veel groeimarge is op het gebied van interne communicatie", stelt Govaert. "Zaken dus zoals het interne mailverkeer. Dat gaat enerzijds over de inhoud van de interne communicatie, maar ook de hoeveelheid ervan.”

“Bij ProcessDelight sturen we geen interne mails, maar stel dat ik dat als zaakvoerder zou doen, en ik zit iedereen van mijn team in cc, en iedereen antwoordt op zijn beurt, dan heb je met 20 mensen 400 mails. Het is dus erg makkelijk om een exponentiële groei te zien in dit soort interne berichten, en het is niet verrassend dat dit stress veroorzaakt."

De pandemie bleek alvast een belangrijke factor in het ondermijnen van digitaal welzijn op de werkvloer. "Covid zorgde voor een sterke toename van digitale stress", stelt Govaert. "Men mist de collega's en contacten. Het is makkelijker om eens bij iemand te polsen aan de koffiemachine dan er een email over te sturen. Mensen zitten ook alleen thuis, en zien vooral mails en online meetings. Dat zijn factoren die digitaal welzijn beïnvloeden."

Ook heeft een manklopende digitalisering bredere resultaten dan simpelweg stress en burn-outs. Het beïnvloedt de hele organisatie. "Digitalisering is een vaak onderschat element in de war for talent", stelt Govaert. "Mensen kunnen vandaag snel van job veranderen, want de vraag is hoger dan het aanbod. En als je gefrustreerd bent omdat je je job niet kan doen omwille van slecht werkende digitale tools, dan kijken mensen al eens naar een ander bedrijf. Dat is een sluimerend motief om te vertrekken, dat vaak niet uitgesproken wordt door de mensen. Maar ondertussen zijn ze wel weg."

Ecologische voetafdruk

Maar als digitalisering het welzijn van je team kan ondermijnen, hoe moet je dan digitale transformatie aanpakken? "Een grote fout die ik zie bij bedrijven is dat men vertrekt van requirements, en daarbij de juiste toepassing zoekt", stelt Govaert. "Men vergeet echter dat communicatie en data management evengoed belangrijk zijn. De applicatie heeft dus in theorie de juiste features, maar in de praktijk is de meerwaarde van de software niet voldoende, en mist het gebruiksgemak. Het komt erg vaak voor dat bedrijven veel tijd steken om software te kopen waarmee het team uiteindelijk niet kan werken."

Met deze index hoopt ProcessDelight alvast de parallel te maken met milieubewustzijn. Als we onze werkplaatsen duurzaam willen maken, dan zullen ze niet enkel groen moeten zijn. Ze moeten ook goede omgevingen worden voor de mensen die er werken. "Dit gaat over het welzijn van mensen", stelt Govaert.

"Daarom maken we de vergelijking met de ecologische voetafdruk, want milieu gaat ook over een leefbare wereld neerzetten voor onze kinderen en kleinkinderen. In die context is digitaal welzijn erg belangrijk. We moeten ervoor zorgen dat werk duurzaam blijft voor mensen. Digitalisering mag geen hypotheek leggen op onze capaciteit om te werken. Hoe we nu digitale transformatie aanpakken kan niet voor eeuwig blijven duren."