Waarom in een snel veranderende wereld steeds meer bedrijven agile werken richting digitale transformatie

Agile lijkt het nieuwe normaal te worden. Met het oog op snelle innovatie en een kortere time to market gaan alsmaar meer ondernemingen zich gedragen als een softwarebedrijf, met de wendbaarheid van een start-up. Maar hoe creëer je zo’n sfeer van continu verbeteren in het bedrijf en wat zijn nu precies de voordelen van agile werken? We vroegen het aan twee doorwinterde Bloovi Me Consultants: Michel Van Velthoven, Interim Head of Digital Marketing bij een bekende energieleverancier, en Gerrit Himschoot die momenteel als externe Agile Coach & Scrum Master zijn waarde bewijst in het bankwezen door de teams op de rails te krijgen. Beiden vertellen vanuit hun eigen agile ervaring.

Customer-centric denken en handelen

Bedrijven die sneller willen inspelen op de constante stroom van veranderingen in de markt in plaats van constant achter de feiten aan te lopen, moeten in de eerste plaats veel wendbaarder worden. Agile heet dat dan met een duur woord. De term komt oorspronkelijk uit de ICT-wereld maar is intussen al lang niet meer enkel voor softwareontwikkelaars weggelegd. Het is een manier van werken die in korte tijd razend populair wordt en nu ook in andere sectoren ingang vindt.

Simpel gesteld komt agile werken erop neer dat je met multidisciplinaire teams in korte sprints producten, diensten of functionaliteiten gaat ontwikkelen met een veel kortere time to market. “De eerste en meteen ook grootste driver van digitale transformatie zijn uiteraard de klanten. Ook binnen de agile-aanpak moet de eindgebruiker altijd en overal centraal staan”, benadrukt Gerrit Himschoot. “Daar waar de focus bij de waterval-methode eerder ligt op procedures en releases om de zoveel maanden. Eén van de waarden die in het Agile Manifesto staan neergeschreven, is dat we mensen en interacties steeds vooropstellen op processen en tools. Dat betekent onder meer dat je met zelfsturende, autonome teams werkt. Empowerment is een absolute voorwaarde binnen het agile-gedachtegoed, de teams bepalen zelf hun weg naar het afgesproken resultaat.”

"Empowerment is een absolute voorwaarde binnen het agile-gedachtegoed, de teams bepalen zelf hun weg naar het afgesproken resultaat"

Meer transparantie binnen de teams

Wat hopen bedrijven die resoluut kiezen voor agile daarmee te bereiken? Himschoot kent het antwoord. “Veel korter op de bal spelen met je releases en zo snel mogelijk aan de slag gaan met de feedback vanuit de markt. Die squads, zoals wij ze noemen, zijn multifunctionele, zelfsturende teams die bestaan uit mensen van verschillende afdelingen waardoor het een soort van mini-ondernemingen worden binnen het bedrijf. Elke sprint duurt twee weken, tijdens iedere sprint planning meeting wordt besproken wat er in de komende veertien dagen op het programma staat. Dat zorgt voor een duidelijke visie rond de uitdagingen waar men op dat moment voor staat. Ook weet elk teamlid perfect wie wat doet tijdens zo’n sprint en hoe het project evolueert. In vergelijking met vroeger is er veel meer transparantie, zowel binnen het team als tussen de verschillende teams onderling. It’s a one way of working.”

“Een groot voordeel van agile-aanpak is dat er bijna geen overdrachten meer nodig zijn”, aldus Himschoot. “Omdat iedereen binnen het team autonoom taken van een ander kan overnemen. Een developer gaat bijvoorbeeld ook een functionele analyse kunnen opstellen.”

Agile werken vraagt om gedragsverandering

Misschien nog veel belangrijker dan de methode zelf, is agility als mindset. Om agile te kunnen werken, heeft een organisatie nood aan profielen die - naast de eigen specialisatie - ook een brede kennis hebben. Mensen die te allen tijde het overzicht bewaren en naar 'het grotere plaatje' kijken.

"Misschien nog veel belangrijker dan de methode zelf, is agility als mindset"

“Agile werken betekent altijd een gedragsverandering”, stelt Himschoot. “Die mindshift realiseer je niet van de ene dag op de andere, voor de inbedding van het agile gedachtegoed in een organisatie zijn ervaren agile coaches nodig die de medewerkers stap voor stap kennis laten maken met de principes en technieken.”

Voor start-ups die van nul starten, is agile werken bijna vanzelfsprekend. Maar bij grote en middelgrote bedrijven is dat toch een ander verhaal. “Voor veel ondernemingen betekent de implementatie van agile een nieuwe start”, aldus Himschoot. “Het vraagt heel wat aanpassingen, maar die zijn noodzakelijk om de alsmaar veeleisender klant tevreden te houden.”

"Het bouwen is een iteratief proces: je gaat van een step naar een fiets, een brommer, een auto, een boot, een vliegtuig, enzovoort"

Een mening die Michel Van Velthoven deelt. “Het is belangrijk dat bedrijven die producten verkopen of diensten aanbieden permanent ter beschikking staan van hun eindgebruikers. Dat betekent dat je als aanbieder een constante stroom van informatie moet produceren, een soort van content factory. Je hoeft geen afgewerkt product of een afgewerkte campagne te hebben om daarmee naar buiten te komen. Dat kan op een heel agile manier gebeuren, te beginnen met een prototype. Het bouwen is een iteratief proces: je gaat van een step naar een fiets, een brommer, een auto, een boot, een vliegtuig, enzovoort.”

Ideation fase

Het komt er volgens Van Velthoven op aan die vele technieken en methodologieën aan te passen aan je bedrijf, zonder daarbij de businessplannen uit het oog te verliezen. ‘Want anders krijg je waterterfall in marketing en agile in IT of andersom, waardoor er fricties ontstaan. Het is geen wij en zij, het is ons. Meestal wordt dat gestuurd vanuit het management, maar eigenlijk kan het even goed bottom-up verlopen.”

"Sommige ideeën blijven hangen in de ideation fase, met de bedoeling ze even te laten rijpen, maar je gooit dus niks weg"

“Ik werk graag met virtuele teams, samengesteld uit experts van de verschillende departementen”, geeft Michel Van Velthoven aan. “Als je die dan loslaat op een idee wordt dat heel snel een minimum viable product (MVP) en kan daar in een mum van tijd een prototype van gemaakt worden. Na evaluatie ga je dat verder ontwikkelen. Sommige ideeën blijven hangen in de ideation fase, met de bedoeling ze even te laten rijpen, maar je gooit dus niks weg.”

Het grote verschil in aanpak met de klassieke waterval-methode is dat agile mogelijke veranderingen tijdens het uitvoeringsproces omarmt, terwijl de traditionele aanpak veranderingen net probeert te vermijden.

“In België is dat nog niet zo sterk ingeburgerd”, merkt Van Velthoven op. “Hier is het meer: alles moet eerst klaar zijn, en dan pas gaan we naar het volgende stadium. Maar waarom geen twee tot drie versies ontwikkelen, met een kortere time to market? In IT is dat normale gang van zaken. Software is nooit klaar en ondergaat meerdere iteraties. Bedrijven, en met name marketeers, zouden voor al hun producten, diensten en ook campagnes dezelfde agile aanpak moeten gebruiken, en sneller naar de markt durven gaan met meerdere versies.”

"Het grote verschil in aanpak met de klassieke waterval-methode is dat agile mogelijke veranderingen tijdens het uitvoeringsproces omarmt, terwijl de traditionele aanpak veranderingen net probeert te vermijden"

Strategisch kruispunt

Bedrijven bevinden zich vandaag op een strategisch kruispunt: of ze blijven voortdoen zoals ze bezig waren, op de gebruikelijk manier, of ze kiezen voor een veranderingsaanpak. Door een agile houding aan te nemen, stimuleert dit voortdurende innovatie en kunnen organisaties disruptieve marktleiders worden die zelf de toekomst van hun eigen industrie gaan bepalen. “Sommige bedrijfsleiders hebben dat niet zo begrepen, die denken dat een digitale transformatie hetzelfde is als het bouwen van een app of een website en dat ze dan klaar zijn. Uiteraard klopt dat niet, je moet echt de hele organisatie op z’n kop durven zetten”, besluit Michel Van Velthoven.

De 10 voordelen van agile werken richting digitale transformatie:

1. Flexibiliteit: agile laat toe om veranderingen te aanvaarden en op tijd te detecteren. Als het team een betere oplossing ziet, dan heeft het de mogelijkheid om de oude te vervangen en meteen de nieuwe te testen. Ook de prioriteiten kunnen halverwege het project wijzigen.
2. Bedrijfswaarde gaat boven alles: de agile methode garandeert dat je altijd start vanuit de waarom-vraag en dat de hele aanpak mooi aansluit op de behoeften van de business.
3. Continue verbetering: agile teams leren continu bij, werken samen en passen zich aan tijdens reguliere iteraties. Ze bekijken wat werkt en wat kan worden verbeterd. Alvorens een volgende stap te zetten, krijgt iedereen de tijd om zijn kennis uit te breiden, alsook om alle learnings te identificeren, te delen en toe te passen in elk stadium van het project.
4. Frequente waarde levering: op een agile manier werken zorgt ervoor dat waardevolle resultaten in kleinere delen worden opgeleverd i.p.v. zes maanden te wachten op een uitkomst die overweldigend kan zijn voor het bedrijf.
5. Controle van kosten: door de lengte van de sprints hetzelfde te houden gedurende het ganse project, weet men exact hoeveel werk men kan verrichten en wat de kosten zijn per sprint. Dit biedt ruimte voor budgetwijzigingen, alsook kunnen veranderingen zonder al te grote kosten worden doorgevoerd.
6. Risicovermindering: agile werken betekent dat de kans op falen vermindert. Dagelijkse update, constante communicatie en nauwe samenwerking, feedbacksessies,… dragen ertoe bij dat elke issue sneller wordt opgevangen en behandeld.
7. Communicatie en engagement: Om succesvol te zijn moeten business en andere divisies nauw samenwerken met elkaar, met een duidelijke visie over de uitdagingen waarvoor ze staan.
8. Complete transparantie: transparantie wordt bereikt door regelmatige samenwerking, communicatie en updates tussen de verschillende agile teams heen. Elk teamlid heeft de opportuniteit om te weten hoe het project vooruitgaat. Dit aan de hand van de sprint reviews, scrumboards, dagelijkse updates, …
9. Betere kwaliteit: bij de start van een project wordt de kwaliteit van het werk al meteen verhoogd door testen en optimalisatie tijdens de sprint. Veranderingen moeten snel worden opgevangen en geïntegreerd.
10. Sterkere teamgeest: een goed presterend team vereist zelfmanagement, creativiteit, tijd om te reflecteren, delen van kennis en continu bijleren.

Nood aan agile expertise in jouw bedrijf? Bloovi Me begeleidt je graag verder in jouw zoektocht!