"We willen dat kmo's van dezelfde gunstige voorwaarden als grote bedrijven kunnen genieten - volgens ons niet meer dan logisch"

"We willen dat kmo's van dezelfde gunstige voorwaarden als grote bedrijven kunnen genieten - volgens ons niet meer dan logisch"

"We willen dat kmo's van dezelfde gunstige voorwaarden als grote bedrijven kunnen genieten - volgens ons niet meer dan logisch"

Dit stuk is een samenwerking tussen Bloovi Studio & GROUPit

Ondernemers willen in de eerste plaats ondernemen. Alles wat hen van die kernactiviteit afhoudt – transport, sociaal secretariaat, verzekeringen,… – wordt vaak als storend ervaren. Waarom dus niet het (kosten)beheer daarvan uitbesteden aan een derde partij? Wij spraken met Hannes Verhoeven van GROUPit, die, samen met zaakvoerder Kevin Vanden Hautte, met dit idee aan de slag ging en zelfs nog een stapje verder pushte, door groepsaankopen voor kmo’s te faciliteren.

Time is money. Dat geldt uiteraard ook voor een kmo-ondernemer. Maar wat als er teveel tijd en geld naar randzaken gaan? Zoals het beheer van (de algemene kosten van) het wagenpark, de salaris- en personeelsadministratie, de mobiele telefonie en/of de autoverzekering? Zou de uitbesteding daarvan niet veel meer tijd creëren om met de corebusiness bezig te zijn? “Uit onze gesprekken met zaakvoerders stellen we verschillende zaken vast”, zegt Hannes Verhoeven. “Maar toch vooral dat ook zij wel degelijk de beste prijs en service willen bij leveranciers. Maar dan hoor je steeds weer dat ze gewoon de tijd niet hebben om grondig te gaan vergelijken en daarin een onderbouwde keuze te maken. Omdat hun kerntaken al hun tijd en aandacht vragen.”

“En dat steekt natuurlijk, want aankoopverantwoordelijken en zaakvoerders willen het liefst alle kosten zo laag mogelijk houden. De optimalisatie van de kosten die rechtstreeks betrekking hebben op de kernactiviteiten is belangrijker dan de optimalisatie van de andere, algemene kosten. Dit is vrij logisch en daarom besteedt de verantwoordelijke hier meer aandacht aan. De algemene kosten hebben bijna nooit prioriteit, waardoor men er liever zo weinig mogelijk tijd aan verliest. Een partner die het beheer van die algemene kosten overneemt en voor hen een scherpe aankoopprijs bedingt, daar staan ze absoluut voor open. Omdat ze op die manier op twee fronten besparen: ze winnen tijd omdat ze niet meer zelf leveranciers moeten gaan vergelijken én ze besparen geld omdat ze scherpere tarieven aangeboden krijgen.”

Gelijkekansenprincipe

Om die betere tarieven te verkrijgen, vertrekt GROUPit vanuit het principe van ‘samen staan we sterk’. “Want op een andere manier lukt het voor kmo’s moeilijk om grote besparingen mogelijk te maken”, gaat Verhoeven verder. “De prijs kan namelijk alleen fors dalen wanneer de ondernemer vaker van die posten gebruik maakt of opeens grotere volumes begint af te nemen. Maar aangezien het wagenpark of personeelsbestand van een kleine of middelgrote onderneming wellicht niet van vandaag op morgen exponentieel groter wordt, zal die altijd meer betalen dan een groot bedrijf dat ook een grotere afnemer is.”

Het is niet meer dan logisch is dat kleine(re) ondernemingen van dezelfde gunstige inkoopvoorwaarden mogen genieten als grotere spelers in de markt

De kracht van een groep kan dit tij doen keren. “Als kmo’s – ongeacht hun sector – zich verenigen in aankoopgroepen, verstevigen ze hun positie en krijgen ze dezelfde slagkracht als grote bedrijven, die bij leveranciers heel vaak volumekortingen weten af te dwingen omdat ze nu eenmaal in grote volumes aankopen”, aldus Verhoeven. “Dat wil GROUPit mee mogelijk maken. Omdat het in onze visie niet meer dan logisch is dat kleine(re) ondernemingen dezelfde opportuniteit krijgen om van dezelfde gunstige inkoopvoorwaarden te genieten als grotere spelers in de markt. En uit onze gesprekken en analyses blijkt dat die voorwaarden voor laatstgenoemden écht wel veel gunstiger zijn. Wij gaan met andere woorden uit van het gelijkekansen-principe. Niet alleen wat tarieven, maar ook wat service betreft. Ook die is bij grote bedrijven vaak beter”, klinkt het.

Het idee van groepsaankopen bestaat uiteraard al langer dan vandaag. De bekendste zijn wellicht die waarin particulieren zich verenigen om meer scherpe energietarieven af te dwingen. “Maar ook verenigingen of bedrijven doen al eens samen een aankoop, zij het veelal vanuit een lokale en sectorspecifieke dynamiek”, verduidelijkt Verhoeven. “Een gemeente roept op tot een collectieve aankoop bij een energieleverancier, of een specifiek industriegebied wil zonnepanelen laten plaatsen tegen bepaalde gunstige voorwaarden. Bedrijven die buiten die lokale range vallen, zijn bij wijze van spreken op zichzelf aangewezen. En om dan uit zichzelf andere kmo’s – over de sectoren heen – te gaan oproepen om zich te groeperen, dat is niet evident. Laat staan dat ze daar tijd voor zouden hebben. Vandaar dus ons initiatief om dit in hun plaats te doen.”

Regio- en sectorspecifieke aankopen

GROUPit polst momenteel naar interesse bij zaakvoerders en aankoopverantwoordelijken, wat ons doet afvragen of er bepaalde vaste-kostenposten zijn die kmo’s meer dan andere willen uitbesteden, of toch minstens qua tarief een stuk lager willen zien. “Dat is, gezien het feit dat de ontwikkeling van het platform en de gesprekken met zaakvoerders nog volop bezig zijn, moeilijk te zeggen”, antwoordt Hannes. “Maar uit de voorlopige bevindingen blijkt bijvoorbeeld het ophalen van afval toch hoog te scoren. Ook transportkosten, energie en mobiele telefonie komen heel vaak terug. Daar zullen we dus al zeker aankoopgroepen rond organiseren. We denken dat in de toekomst ook regio- en sectorspecifieke aankopen heel interessant kunnen zijn. Bijvoorbeeld horecaondernemers die zich verenigingen om een beroepseigen producten aan te kopen.”

Mogelijke pijnpunten

Om een betere offerte te onderhandelen, moet je natuurlijk een goede uitgangspositie hebben. Daarom probeert GROUPit eerst awareness te creëren bij zaakvoerders. “Wij bezoeken momenteel kmo’s om hun facturen te analyseren, hen te wijzen op mogelijke pijnpunten en mogelijke besparingen te berekenen op basis van een groepsaankoop. Kortom, de zaakvoerders worden zich bewust van de mogelijkheden en voordelen van een groepsaankoop.”

“Let op, het is dus niét zo dat wij op hen afstappen met de vraag om in een bestaande aankoopgroep te stappen. Het is net het omgekeerde: we maken pas een groep op basis van voldoende interesses, waarna het aan de zaakvoerder is om zich al dan niet – maar uiteraard gratis – als lid aan die groep toe te voegen. Bij genoeg leden starten we dan de onderhandelingen met leveranciers, op basis van de huidige criteria in de contracten van de zaakvoerders, om uiteindelijk voor elk groepslid een persoonlijke offerte uit de brand te slepen. Daarna is het nog steeds de keuze van de zaakvoerder om al dan niet op dat verbeterde volumecontract in te gaan. Een contract dat op volledig onafhankelijke basis wordt onderhandeld.”

Wij willen interessante groepscontracten op lange termijn, die worden mogelijk gemaakt omdat de groep groter en sterker wordt

Wat dat onderhandelen met grote leveranciers betreft, begeven de drijvende krachten achter GROUPit zich niet op onbekend terrein. Het bedrijf is namelijk onderdeel van NGX3 bvba, dat in 2012 werd opgericht en via de diensten myTelecom en myPrinter grote bedrijven helpt bij de analyse en het beheer van hun telecom- en print(er)kosten. Toen dat een succes bleek, besloten ze om ook kmo's te helpen bij de optimalisatie van hun algemene kosten. “Want het is één ding om een grote groep zaakvoerders te verzamelen en groepsdruk uit te oefenen, je moet de leveranciers ook nog aan tafel krijgen en vervolgens die betere tarieven uit de brand zien te slepen”, aldus Hannes Verhoeven.

Digitale drempelvrees

Dat persoonlijk bezoeken van zaakvoerders dient – naast kennismaking – ook een ruimer doel: de aankoopgroepen duurzaam maken, zodat de kmo’s er op lange(re) termijn van profiteren. “Wij willen namelijk niet één contract voor bepaalde duur bij leveranciers afdwingen”, verduidelijkt Verhoeven. “Zoals dat bij particuliere initiatieven rond groepsaankopen wel vaak het geval is. Wij willen interessante groepscontracten op lange termijn, die worden mogelijk gemaakt omdat de groep groter en sterker wordt. Dat verbetert onze uitgangspositie aan de start van elk nieuw onderhandelingsproces. Zaakvoerders krijgen trouwens ook de mogelijkheid om zélf nieuwe aankoopgroepen voor te stellen.”

Er tekenen zich dus al bepaalde vaste kosten af die de zaakvoerder meer dan andere wenst uit te besteden. Maar stelt GROUPit bij de gesprekken soms nog digitale drempelvrees vast? Zaakvoerders die met andere woorden niet echt geneigd zijn zich op een digitaal platform te begeven? “Dat valt bijzonder goed mee”, aldus Hannes Verhoeven. “Het enige wat ons opvalt bij de analyse van hun facturen, is dat veel daarvan nog steeds op papier staan. Dan moeten zaakvoerders die eerst nog gaan opzoeken tussen alle andere administratie. Vervolgens moeten ze die inscannen, er een pdf van maken en die ten slotte in het platform opladen. Heel wat gedoe dus. Op dat vlak is er dus nog behoorlijk veel marge voor digitale vooruitgang (lacht).”

Op zoek naar een manier om jouw algemene onkosten te verlagen? Ontdek hier hoe je met GROUPit vandaag al kunt besparen!

"We willen dat kmo's van dezelfde gunstige voorwaarden als grote bedrijven kunnen genieten - volgens ons niet meer dan logisch"

Dit stuk is een samenwerking tussen Bloovi Studio & GROUPit

nieuwsbrief

Vink jouw gewenste nieuwsbrief aan en ontvang de sterkste Bloovi artikels.

Connecteer met 82.138 abonnees