Ten laatste tegen 17 december van dit jaar moeten alle bedrijven met minstens vijftig werknemers van Europa een intern meldingskanaal hebben waar mistoestanden kunnen gesignaleerd worden. Een goede zaak uiteraard, maar ook: hoe realiseer je als bedrijf zo’n meldingskanaal? En hoe verzeker je absolute anonimiteit wanneer de klokkenluider dat wenst?
Klokkenluiders brengen onfrisse praktijken aan het licht, maar dat wordt hen – om net die reden – vaak niet in dank afgenomen. Met als gevolg dat ze soms eerder en harder worden aangepakt dan het probleem dat ze aankaarten. De wereld op zijn kop natuurlijk. Daarom is de absolute, waterdichte garantie van anonimiteit vaak een must. En dat is wat Simon Denayer en Willem Drijver met hun start-up Trustan willen garanderen.
“Op ons online platform kan je als medewerker snel en laagdrempelig wantoestanden in de organisatie melden’, vertelt Willem. “Je krijgt er de mogelijkheid een onderwerp te selecteren en vervolgens uit de doeken te doen wat er precies aan de hand is. Vervolgens wordt de melding volledig geanonimiseerd naar de vertrouwenspersoon binnen het bedrijf gestuurd.”
Drempel verlagen
Willem, die heel wat ervaring heeft met de ontwikkeling van customer experience-software, bundelde hiervoor de krachten met zijn jeugdvriend Simon Denayer, thuis in consultancy rond voornamelijk data governance en data management.
“We kwamen sowieso regelmatig samen om het te hebben over zaken die ons bezighouden”, gaat Willem verder. “En wat ons opviel, was dat er in de media heel veel artikels verschenen over wantoestanden op het werk: grensoverschrijdend gedrag, fraude, pesterijen … Toen hebben we beslist dat we een oplossing wilden ontwikkelen voor mensen die met dergelijke problemen worden geconfronteerd en die op een heel laagdrempelige manier anoniem willen kunnen melden.”
“Met onze anonieme communicatietool willen we de drempel verlagen voor zowel medewerkers als werkgevers om dichter bij elkaar te komen.”
Mindset op de werkvloer
“Het is ook een oplossing voor die bedrijven zelf”, vult Simon aan. “Omdat die vaak geen anoniem meldpunt hebben, gaan medewerkers niet over tot melding en ontploft het probleem in de media. Met Trustan helpen we met andere woorden beide kanten: we nemen de drempel weg om anonieme meldingen te maken binnen een organisatie en we geven de organisatie de mogelijkheid om de mistoestanden intern op te lossen. Vooral dat laatste is een must, want bedrijven moeten vandaag met zo’n meldingen aan de slag – niet alleen vanuit wetgevend oogpunt, maar ook vanuit de mindset op de werkvloer: medewerkers pikken bepaalde soorten gedrag gewoon niet meer. En dan zwijgen we nog over het puur financiële: er zijn vandaag boetes tot 48.000 euro.”
Hoe Trustan dan concreet werkt als platform, willen we weten. “Eigenlijk is het heel eenvoudig”, aldus Willem. “De werkgever kan QR-codes ophangen op kantoor, of een unieke URL delen. Zo kom je als werknemer gemakkelijk op het meldingsformulier terecht. Daar kan je dan je klacht in kwijt. Of, laat dat duidelijk zijn: je positieve feedback. Want Europa wil een anoniem meldingskanaal voor klokkenluiders, maar wij willen het met Trustan breder trekken en het ook mogelijk maken om via anonieme communicatie de bedrijfscultuur te verbeteren. Zo zijn we momenteel ook bezig met de ontwikkeling van anonieme surveys, om zo diepgaander te kunnen achterhalen wat er speelt binnen een organisatie en daar grondige analytics op te kunnen doen. In een notendop: met onze anonieme communicatietool willen we de drempel verlagen voor zowel medewerkers als werkgevers om dichter bij elkaar te komen.”
“Wij willen vooral efficiënte en transparante communicatie binnen bedrijven mogelijk maken. En als de wereld daar beter van wordt, des te beter.”
Grenzen verleggen
“Maar welk type melding het ook is, de boodschap wordt volledig geanonimiseerd en naar de door de verzender geselecteerde persoon binnen het bedrijf gestuurd, die eerder heeft aangegeven die rol te willen spelen.”
Aangezien het Europa is dat de verplichting van een meldingskanaal oplegt, lijkt het ons logisch dat Trustan zich met het platform niet zal beperken tot eigen land. Maar wat zijn dan eigenlijk de concrete ambities? “Omdat we pas opgestart zijn, focussen we in deze eerste instantie op België en Nederland. Maar het is inderdaad de bedoeling om onze horizon te verruimen. Aangezien we met SaaS werken, is ons product per definitie grenzeloos. Think global, act local: dat is de filosofie die we daarin hanteren. Eerst België en de buurlanden, en vervolgens steeds verder.”
Anonieme meldingen van wantoestanden mogelijk maken, maar even goed geanonimiseerde positieve feedback die de bedrijfscultuur ten goede komt: betekent dit dan dat de founders zich voor een stukje als wereldverbeteraars zien? “Goh, wij willen vooral efficiënte en transparante communicatie binnen bedrijven mogelijk maken. En als de wereld daar beter van wordt, des te beter. Dus elk bedrijf dat mee in die visie wil stappen en bereid is om de drempel weg te nemen, is welkom bij ons.”