Hoe zorg je dat jouw e-mail niet in een spamfilter terechtkomt?

Als je lang genoeg aan e-mailmarketing doet, kom je vroeg of laat eens in aanraking met spam filters. Zelfs als je perfect legale en engagerende e-mailberichten verstuurt, moet je dus begrijpen hoe de spamwereld in elkaar zit. Zo blijf je uit de problemen en ga je beter aan e-mailmarketing doen.

Wat is spam?

Spam is ongevraagde e-mail die verstuurd wordt naar een lijst contacten. Wist je trouwens hoe spam aan zijn naam komt? Misschien weet je wel dat spam vernoemd is naar ingeblikte ham. De link tussen de twee werd echter pas gelegd door een populaire sketch van Monty Python, dat voor het eerst in 1970 werd uitgezonden. In de sketch willen twee klanten ontbijt bestellen in een vettig café. Op het menu is spam vertegenwoordigd in bijna elk gerecht. Internetgebruikers begonnen als grap vele fora te overspoelen met het woord spam, waardoor het zijn intrede deed in de digitale woordenschat.

Hoe werken spamfilters?

Spammers vallen al onze mailbox binnen sinds de geboorte van e-mailmarketing. Spamfilters zijn de bewakers van onze mailboxen. Zij moeten ervoor zorgen dat afzenders met slechte bedoelingen nooit tot in de inbox geraken.

Content filtering

Spamfilters bezitten over een lange lijst criteria die zij gebruiken om te bepalen of jouw e-mailbericht spam is. Elke keer je beantwoordt aan een bepaald criterium, krijg je daarvoor punten. Bepaalde criteria krijgen hogere punten dan andere. Zo bekijken ze bijvoorbeeld de tekst in je e-mail en onderwerpregel. Hieronder zie je een voorbeeld van criteria van de spamfilter SpamAssassin:

Als de totale score van jouw campagne een bepaalde grens overschrijdt, dan beland je bericht in de spamfilter. Wat is dan die maximale grens? Dat aantal is verschillend voor elke filter.

Je reputatie gaat je voor

Technologie verbetert voortdurend, en spamfilters zijn geen uitzondering. Waar ze vroeger vooral rekening hielden met content filtering en blocklists (gratis lijsten van ‘slechte’ afzenders), gebruiken ze nu daarnaast ook andere technologieën om te bepalen of een e-mail al dan niet door mag gaan naar de inbox.

Een belangrijk onderdeel is je reputatie. Die reputatie bestaat uit twee onderdelen: de reputatie van je domeinnaam, en de reputatie van het verzendende IP-adres. Dat is ook de reden waarom Flexmail constant haar verschillende mailservers monitort.  Zo kunnen we een zeer hoge afleverbaarheid blijven garanderen, en kunnen we snel inspelen op mogelijke gevaren.

Andere criteria

Naast content filtering en reputatie houden de spamfilters ook rekening met de volgende zaken:

• Het aantal spamklachten voor een afzender. Via dit criterium houden spamfilters rekening met de reputatie van de afzender. De relevantie van je content speelt dus hier ook een grote rol.
• Bounce rate. Spamfilters houden ook bij hoeveel e-mailberichten er worden verstuurd naar niet-bestaande e-mailadressen. Hoge aantallen bounces hebben een negatieve impact op je reputatie.
• Spam trap hits. Een spam trap is een e-mailadres dat wordt aangemaakt door een ISP en niet openbaar beschikbaar is. Het kan alleen worden gevonden door computers die e-mailadressen van het web verzamelen. Deze computers staan ook bekend als spiders of web crawlers. ISP’s herkennen IP adressen die mails versturen naar deze “valstrik” adressen als spammers.
• De verhouding tussen tekst en afbeeldingen. Wanneer een e-mailbericht enkel afbeeldingen bevat, worden spamfilters wantrouwig. Een mooi evenwicht is belangrijk.
• Bijlagen zorgen ook voor een risico. Spamfilters zijn bang dat spammers gevaarlijke bestanden meesturen. Bij .exe en .zip files trekken ze aan de alarmbel. Ook andere bestanden bekijken ze met argusogen. (Dat is ook de reden dat je in Flexmail geen bijlagen kan meesturen. In de plaats kan je je bestand uploaden, zodat je in je e-mailbericht gewoon linkt naar je bestand!)

E-mail firewalls

Je zal ondertussen wel weten dat je niet over viagra moet gaan schrijven als je uit de spamfilters wilt blijven. Maar wist je ook dat voor een e-mail kan gaan aankloppen bij de filter, het eerst langs een gatekeeper moet gaan? Spam is zo hardnekkig dan spamfilters nu spamfilters nodig hebben.

Je kan dus te maken hebben met spamfilters op 3 verschillende niveau’s. Je bericht moet eerst gaan aankloppen bij de spamfilters van de ISP’s. Wanneer het die gepasseerd is, kom je aan bij de spamfilters van de bedrijven (hier heb je vooral mee te maken als je in B2B actief bent). Wanneer je dan eindelijk in de e-mail client aankomt, moet ook de e-mail client beslissen of je bericht geen ongewenste e-mail is.

De lijst van spamcriteria die deze spamfilters hanteren is constant in beweging. Spamfilters leren meer over ongewenste e-mail elke keer wanneer iemand op de spam knop in zijn e-mailprogramma klikt. Bovendien communiceren de verschillende spamfilters zelfs met elkaar over wat ze geleerd hebben. Hoewel er geen magische formule is, kunnen we je wel helpen om de meest voorkomende fouten te vermijden die je naar spam niemandsland verbannen.

Vermijd de volgende fouten:

• Het gebruik van spammy uitdrukkingen, zoals “Once in a lifetime oppportunity”
• Overdrijven met uitroeptekens!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
• HET GEBRUIKEN VAN ENKEL HOOFDLETTERS, WAT OVEREENKOMT MET ZEER HARD SCHREEUWEN (vooral in de onderwerpregel)
• Overdrijven met veel verschillende kleuren lettertypes
• Niemand houdt van rommelige HTML-code. Je contacten kunnen te maken krijgen met weergaveproblemen, en spamfilters zijn er allergisch voor. Gebruik nooit slordige HTML-code, door tekst rechtstreeks uit een word-bestand te kopiëren, of zelfs een word-bestand om te zetten naar HTML. Zorg voor goed gestructureerde, simpele code.
• Het woord “test” in de onderwerpregel gebruiken
• Een (test)bericht naar veel verschillende ontvangers binnen één bedrijf sturen (de firewall van de ontvanger kan denken dat het om een spam aanval gaat)
• Gebruik een tekstversie. Dat is een alternatieve versie van je e-mailbericht met enkel tekst. Vroeger werd deze gebruikt wanneer het ontvangende toestel geen HTML ondersteunde. Dit komt gelukkig nog maar weinig voor. Spamfilters houden wel nog altijd veel van tekstversies. Spammers nemen hier meestal niet de moeite voor. Jij dus beter wel!
• Zorg voor een goede segmentatie. Wanneer je bijvoorbeeld een Nederlandstalig e-mailbericht verstuurt terwijl de taal in de Outlook van de ontvanger staat ingesteld op Frans, beschouwt Outlook dit nogal eens als spam.
• Ruim je bounces op. Gelukkig gaat dit in Flexmail automatisch. Een contact dat drie keer achter elkaar terugkeert met dezelfde foutcode, krijgt de status ‘bounced out’. Zo alarmeer je geen spamfilters.
• Overdrijf niet met symbolen. Gebruik dus niet @ in plaats van op of bij. Gebruik ook maar één €-teken, en gebruik het niet in de plaats van het woord ‘geld’.
• Schrijf je call to actions engagerend en interessant. Gebruik dus niet overall “KLIK HIER”.
• Zet geen ‘Re’ of Fw’ in je onderwerpregel om je contacten wijs te maken dat je verdergaat op een vorig gesprek.
• Stuur nooit vanuit een no-reply adres.
• Gebruik geen te zware afbeeldingen in je mailings.

E-mail authenticatie

Momenteel is de reputatie van het IP-adres van de verzender een van de belangrijkste factoren, maar de reputatie van de domeinnaam wint steeds meer aan belang. Om de reputatie van je domeinnaam op te bouwen, heb je authenticatie nodig. En als je domein een goede reputatie heeft, krijg je goedkeuring van de ISP’s om veilig te passeren.

E-mail authenticatie heeft als primair doel het voorkomen van misbruik (spoofing, phishing) en het betrouwbaar vaststellen van de verantwoordelijke voor de verzending van een e-mailbericht om zo een hoger afleverpercentage te bekomen bij de belangrijkste ISP's. Authenticatie komt er praktisch op neer dat je bepaalde records aan je domeinconfiguratie gaat toevoegen. De spamfilters kunnen deze gegevens uitlezen en vaststellen dat je een betrouwbare afzender bent. Dit proces neemt weinig tijd in beslag, en gaat ervoor zorgen dat de afleverbaarheid van je e-mailberichten gevoelig verhoogt. ISP’s hebben authenticatie nog niet verplicht gemaakt voor inkomende mail, maar het beweegt wel in die richting.

Dit is slechts een samenvatting van het negende werk van Flexmail. Wil je het volledige werk ontvangen? Schrijf je dan hier in!