Veel werkgevers en werknemers kijken reikhalzend uit naar de grote terugkeer naar kantoor. Maar pikken we binnenkort zomaar ons oude gewoonten weer op? Corporate antropoloog Jitske Kramer hoopt in ieder geval van niet. In haar nieuwe boek ‘Werk heeft het gebouw verlaten’ vertelt ze waarom de coronacrisis een waardevol transformatiemoment is.
Opleidingsorganisatie Cevora haalt geregeld inspirerende sprekers naar Brussel in het kader van haar Learning Snacks: licht verteerbare webcasts over actuele thema’s. En wat houdt ons tegenwoordig meer bezig dan het wenkende ‘rijk der vrijheid’? Jitske Kramer was de ideale persoon om de impact van die nieuwe COVID-episode op onze werkwereld in de juiste context te plaatsen.
Als antropoloog reist Jitske Kramer de wereld rond om te leren hoe mensen in verschillende culturen samenleven en -werken. Via trainingen en lezingen deelt ze haar ervaringen met bedrijven om ze te helpen bij hun organisatie- en leiderschapsvraagstukken. “En hoe je het ook draait of keert: de meeste vragen die ik het voorbije jaar kreeg, hadden wel iets te maken met COVID-19”, zegt Kramer.
Wat is het grootste gevolg van de coronacrisis voor onze werkwereld?
“We gooiden heel wat assumpties over onze manier van werken overboord. Denk maar aan het concept dat iedereen tegelijk in hetzelfde gebouw moet werken. Een aanname die we als een soort van natuurwet beschouwden, terwijl die helemaal niet in steen gebeiteld stond. We dachten jarenlang dat een strikte scheiding tussen werk en privé het summum was voor onze mentale rust. Maar veel mensen kwamen het voorbije jaar net meer tot rust omdat ze niet in files hoefden te staan of meer tijd hadden om te sporten. Dat geldt natuurlijk niet voor iedereen, maar de crisis bood ons wel de mogelijkheid om dat te ontdekken.”
Worden je medewerkers niet meteen afgestraft als ze een fout maken, dan zullen ze sneller hun grenzen opzoeken en bijleren. Dat komt hen én jou als werkgever ten goede
Veel werkgevers vreesden ongetwijfeld voor de productiviteit van hun thuiswerkers?
“Dat je als leidinggevende voortdurend je medewerkers moet controleren, is nog zo’n aanname die stilaan tot het verleden mag gaan behoren. De meeste thuiswerkers werkten het voorbije jaar net harder. Geef je medewerkers gewoon vertrouwen en bied ze de juiste omstandigheden om efficiënt te werken: of dat nu thuis of op kantoor is.”
Wat zijn dan die juiste omstandigheden?
“Voor veel medewerkers rijmt het klassieke ‘9 to 5’-patroon niet met hun privéleven of de uren waarop ze het productiefst zijn. Laat ze daarom deels zelf hun werkritme bepalen. Maak een onderscheid tussen synchrone en asynchrone taken. Spreek af dat je medewerkers hun synchrone taken – waaraan ze op hetzelfde moment moeten kunnen werken – elke dag tussen bijvoorbeeld 9 en 12 uur inplannen. Hun asynchrone taken kunnen ze uitvoeren wanneer zij dat willen. Als alle werk uiteindelijk maar opgeknapt is.”
“Veel medewerkers denken dat ze altijd en overal bereikbaar moeten zijn om te bewijzen dat ze er de kantjes niet vanaf lopen. Ook daar neem je met duidelijke afspraken onnodige stress weg. Laat weten dat je het oké vindt dat mails niet binnen het uur beantwoord worden. Spreek af via welk kanaal je elkaar bereikt als er toch een noodgeval is. Zo creëer je mentale rust en geef je iedereen meer controle over zijn of haar eigen dagindeling.”
Veel werkgevers maken zich zorgen over de betrokkenheid van hun medewerkers in het nieuwe normaal. Terecht?
“De werking van een bedrijf staat of valt met de cultuur die er heerst. Dat geldt wereldwijd voor elke gemeenschap waarin samengeleefd of -gewerkt moet worden. Betrokkenheid is daarbij echt wel cruciaal, dus ik begrijp de bezorgdheid maar al te goed.”
“Wat vooral belangrijk is: neem geen beslissingen zonder vooraf naar je medewerkers te luisteren. De afspraken over bijvoorbeeld werktijd en communicatie hebben een grote impact op hun welzijn. Het is dus maar logisch dat je zoveel mogelijk perspectieven verzamelt voor je tot een besluit overgaat. Enquêtes zijn een populaire manier om dat te doen, maar een gesprek is altijd beter.”
Voor veel medewerkers rijmt het klassieke ‘9 to 5’-patroon niet met hun privéleven of de uren waarop ze het productiefst zijn. Laat ze daarom zelf hun werkritme bepalen
Een echt face-to-facegesprek is vandaag niet altijd een optie. Is dat een probleem?
“Nee, zo’n bevraging kan ook perfect online. Geef iedereen eerst de kans om vragen en ideeën door te sturen. Houd vervolgens een plenaire online sessie en start die met een sterk verhaal, zoals een persoonlijke ervaring. Open dan de lijnen en ga in discussie. Een slimme manier om iedereen aan het woord te laten, zijn break-outsessies in kleine groepen, met per sessie een facilitator die iedereen betrekt en alle input verzamelt. Daarna bespreek je weer plenair wat er in die break-outs gezegd is. De output die je later met je medewerkers zal delen, is zo iets waaraan iedereen heeft bijgedragen.”
En wat met de korte, informele contacten tussen medewerkers?
“Online meetings zijn vaak heel zakelijk en functioneel. Maar je medewerkers hebben ook nood aan persoonlijk contact om het gevoel te hebben dat ze tot een hechte groep behoren. Las daarom ook voldoende zogeheten ‘kampvuurmomenten’ in om verhalen uit te wisselen. Begin bijvoorbeeld elke digitale meeting met een online check-in. Stel een persoonlijke vraag (“Wat deed je het voorbije weekend”, “Waar lig je wakker van?”) en beantwoord die eerst zelf. Daarna is het aan de anderen om een stukje van zichzelf bloot te geven.”
Volgens professor Elke Van Hoof zorgt de opmars van digitale communicatietools ook voor stress bij heel wat medewerkers. Begrijp je dat?
“Absoluut. Toen in de 19e eeuw de telefoon uitgevonden werd, dacht iedereen dat die veel tijdswinst zou opleveren. Maar al snel slokte de uitvinding heel wat tijd op. Hetzelfde geldt voor e-mails, de smartphone en nu ook alle digitale tools die ons zouden moeten helpen om efficiënt samen te werken. Uiteindelijk palmen die allemaal veel van onze focustijd in.”
Je medewerkers hebben nood aan persoonlijk contact om het gevoel te hebben dat ze tot een hechte groep behoren. Las daarom voldoende ‘kampvuurmomenten’ in
Kan je je medewerkers helpen om met verandering om te gaan?
“Ja, door ze een omgeving te bieden waarin ze kunnen experimenteren. Veranderen is groeien – en dat is een proces van vallen en opstaan. Worden je medewerkers niet meteen afgestraft als ze een fout maken, dan zullen ze sneller hun grenzen opzoeken en bijleren. Dat komt niet alleen hen, maar ook jou als werkgever ten goede.”
Je voorbereiden op de werkomgeving van het nieuwe normaal?
Cevora ondersteunt je met de opleiding ‘Hoe bereid ik mijn teams voor op een terugkeer na de lockdown?’.
