Flexibele werkplekken creëren door slimme technologie in te zetten: steeds meer bedrijven denken erover na. Zeker nu hybride werken zowat een must is geworden, komen zo’n kantoren echt wel van pas. Maar wat levert de investering in zo’n slimme werkplek eigenlijk op? Waar zit de return on investment? Vragen die ze bij softwarebedrijf Spacewell regelmatig krijgen, dus hebben ze de antwoorden in een duidelijke whitepaper gegoten. “Eentje die managers als leidraad kunnen gebruiken om hun eerste stappen richting smart workspaces te zetten”, aldus Maarten Vyncke, team lead sales bij Spacewell.

Een realtime drukte-indicator die toont hoe druk het is in een ruimte, sensoren die aangeven hoe vaak een werkplek wordt gebruikt, een tool waarmee medewerkers hun bureau kunnen reserveren... Deze en nog meer oplossingen heeft Spacewell in zijn arsenaal zitten om kantoorgebouwen efficiënter, flexibeler en gewoonweg slimmer te maken. Een gebouw voor jou laten werken in plaats van omgekeerd, daar gaat het om bij de smart workplaces expert.

Een gebouw voor jou laten werken in plaats van omgekeerd, daar gaat het om

Voor veel bedrijfsleiders blijft de opbrengst van zo’n investering echter vaag. “Met hun buikgevoel kunnen ze wel zeggen dat slimme technologie op de een of andere manier iets zal opleveren, maar liefst van al weten ze op voorhand waar de return on investment precies zit”, zegt Vyncke. Begrijpelijk, vindt hij. “Je kan niet al je beslissingen nemen op buikgevoel alleen. Sommigen hebben wat overtuiging nodig, en dan kan een klare blik op de ROI vaak dat duwtje in de rug zijn.”

Vierkante meters tellen

Volgens Vyncke zit de meest tastbare bron van ROI op slimme werkplekoplossingen in de optimalisatie van de ruimte. “Een eerste mogelijkheid is om de oppervlakte van de werkplek te optimaliseren. Met slimme technologie, in dit geval via sensoren, kan je zien of de vierkante meters van jouw kantoorruimte wel overeenkomen met je behoeften. Met andere woorden: heb je geen verdieping te veel of te weinig?”

Op basis van die informatie kan het management duidelijkere beslissingen nemen: “Heb je te veel ruimte, dan zeg je de huur op, bijvoorbeeld. Of als je eigenaar bent van de ruimte dan kan je die misschien verhuren aan een ander bedrijf”, haalt Vyncke aan. “Zie je in de gegevens van de sensoren dat je te weinig ruimte hebt voor het aantal medewerkers in dienst of dat dat binnenkort het geval zal zijn wanneer je meer mensen aanneemt, dan kan je nu al kijken naar de beste investeringen in meer ruimte.”

Businesspeople walking at modern office. Group of business employees at coworking center. Motion blur. Concept work process. Wide image

Hybride werken als leidraad

Een tweede optie is om te kijken naar ‘verdichting’. Of hoe Vyncke het uitlegt: “Een aangename manier om meer mensen op dezelfde oppervlakte te zetten.” Hij benadrukt daarbij nog eens het ‘aangename’: “Het is niet de bedoeling om mensen gewoon dichter op elkaar te duwen. Integendeel, de ruimte wordt net comfortabeler door ze nuttiger in te richten. Werkplekken die te weinig of zelfs niet gebruikt worden, worden omgevormd tot plekken die wél gebruikt worden.”

De tijd dat iedereen zijn eigen bureau had, is voorbij

Dat is vooral interessant voor bedrijven die hybride werken. “Als jouw medewerkers deels op kantoor, deels thuis werken, dan hebben ze geen vaste werkplek meer nodig. De tijd dat iedereen zijn eigen bureau had, is voorbij. Flexibele werkplekken zijn voorgoed ingeburgerd. En dat is goed voor werkgevers, want als je niet voor iedereen een werkplek moet voorzien, bespaar je heel wat oppervlakte.”

Bij verdichting is een tool om werkplekken te reserveren erg nuttig. Mensen kunnen aangeven dat ze op kantoor zullen zijn en hun werkplek selecteren — een bureau of vergaderruimte, bijvoorbeeld. “Als ik kom werken en ik weet op voorhand dat ik 70% van mijn werkdag in vergaderingen zal zitten, dan moet ik misschien geen bureauplek aanvragen want dan is die plek maar 30% van de tijd nuttig. Iemand anders kan die plek dan beter gebruiken.”

Mix and match

Een derde manier om je ruimte beter te laten renderen is de ruimtemix te bekijken. Anders gezegd: samenwerkingsruimtes herinrichten zodat ze volledig afgestemd zijn op het werkelijke gebruik. Een voorbeeld: “Vergaderzalen met plaats voor dertig mensen worden minder interessant. Mensen bellen vaker in van thuis of vanop een andere locatie, dus waarom heb je dan nog zo’n grote ruimte nodig?”

Nuttiger is met sensor- en monitortechnologie na te gaan hoeveel mensen zo’n vergaderruimte gemiddeld gebruiken en die vervolgens daarop aan te passen. “De kans is groot dat die ruimtes kunnen verkleind worden. De ruimte die je over hebt, kan je invullen met kleinere kantoorhokjes, bijvoorbeeld. Plekken waar mensen geconcentreerd kunnen werken of rustig kunnen bellen tijdens een online meeting”, zegt Maarten Vyncke.

Niet alleen directe besparingen zijn interessant, ook indirect valt er wel wat te rapen. Verbeter je via slimme technologie de werkplekbeleving van je medewerkers, dan stijgt namelijk de productiviteit. “Dit is wat abstracter en moeilijker te meten dan de optimalisatie van je oppervlakte, maar uit studies blijkt dat de fysieke en technologische omgeving tot 30% uitmaken van de algemene ervaring van medewerkers. De omgeving en hoe je die inricht heeft dus wel een invloed op hoe mensen zich voelen op het werk.”

Beleving van medewerkers

Spacewell ziet verschillende categorieën die de beleving van medewerkers kunnen verbeteren, en dus de productiviteit verhogen: doelgerichtheid, autonomie, communicatie en reputatie. Vyncke legt uit: “In het eerste geval gaat het erom dat mensen met een doel naar kantoor komen en dat doel zo makkelijk mogelijk moeten kunnen bereiken. Ik kom bijvoorbeeld voor een vergadering, dan moet ik snel kunnen zien waar de vergaderzaal is en hoe ik daar het makkelijkst geraak.”

Autonomie slaat dan weer op het feit dat mensen heel wat zaken zelfstandig moeten kunnen doen, zonder gedoe: een werkplek reserveren, een lunch bestellen, een vergaderzaal boeken… Allemaal met een klik op de knop. “Is het een ramp als een werknemer eens drie keer de muisknop moet induwen? Nee, maar het is wél veel aangenamer als elke actie gestroomlijnd is. Hoe minder moeite medewerkers voor iets moeten doen, hoe minder ze zich zullen frustreren en hoe meer tijd er is voor andere relevante zaken.”

Sollicitanten kijken vandaag verder dan enkel de jobinhoud. Ze willen in een omgeving werken die modern is, innovatief en waar flexibiliteit voorop staat

Technologie maakt de communicatie tussen medewerkers ook makkelijker, doordat ze elkaar sneller vinden. Maar al die slimme technologie en flexibele werkplekken zijn ook goed voor het imago van een bedrijf. “Sollicitanten kijken vandaag verder dan enkel de jobinhoud”, zegt Vyncke. “Ze willen in een omgeving werken die modern is, innovatief en waar flexibiliteit voorop staat.”

Eerste stap naar meer

Om van al die verschillende puzzelstukjes van ROI-opties een mooie en duidelijke puzzel te maken, geeft Spacewell in zijn whitepaper enkele mogelijke berekeningen mee die managers kunnen toepassen op hun eigen bedrijf. “Rekening houdend met hun eigen verwachtingen, een aantal basisgegevens en parameters, geraken ze al een heel eind met die berekeningen.”

De cijfers die eruit komen, zijn natuurlijk niet exact wat je mag verwachten qua ROI, maar ze geven wél een duidelijk inzicht. “Voeg daar de benchmarks bij die we meegeven om te vergelijken en ze kunnen beter inschatten of een bepaalde investering al dan niet de moeite waard is voor hun bedrijf. Het is de eerste stap richting de slimme werkplek; een must voor wie mee wil zijn met de toekomst”, concludeert Vyncke.


Geïnspireerd door de mogelijkheden en voordelen van slimme werkplekken? Download de whitepaper van Spacewell en kom erachter waar voor jou de return on investment zit.