Aldo Goethijn, Kevin Aerts en Martine Verluyten (©Emilie Bonjé)
Hoe zorg je er als supermarktketen voor dat je rekken nooit leeg zijn, maar ook niet zo vol dat je producten moet weggooien? Dat probleem vertrouwde Colruyt Group toe aan zijn IT-afdeling, een leger van 2.000 experts die achter de schermen de innovatie bij de retailer aandrijven. Data scientist Kevin Aerts en software engineers Aldo Goethijn en Martine Verluyten werkten mee aan een applicatie die voorspelt hoeveel de supermarkten van elk product zullen verkopen. Dankzij die salesforecast kan Colruyt Group zijn aanbod op dagbasis afstemmen op de verwachte vraag. “De applicatie is complex, we verwerken elke dag data voor meer dan 25.000 producten. Maar voor de eindgebruikers mocht de app vooral niét complex zijn.”
We zijn onze hele supply chain voortdurend aan het vernieuwen en optimaliseren. Het is ons doel dat er van élk product het ideale aantal in onze winkelrekken ligt. Niet te weinig, want dan stellen we onze klanten teleur. Maar ook niet te veel, want dan moeten we producten weggooien. Dat kost ons geld en het is slecht voor het milieu. Ook het transport speelt een grote rol: “elke vrachtwagenrit die we kunnen uitsparen naar ons distributiecentrum of naar onze winkels, is winst voor de planeet.”
Kom op donderdag 22/09 ‘IT Connect’ bijwonen! Een tech event georganiseerd door Colruyt Group IT en partners. Benieuwd naar het programma?
“Met onze salesforecast proberen we zo goed mogelijk te voorspellen hoeveel we van elk product zullen verkopen en hoeveel voorraden we dus nodig hebben. We doen dat voor Colruyt Laagste Prijzen, OKay en Bio-Planet. Alles samen gaat het om meer dan 25.000 producten. We kijken 14 weken vooruit, maar onze prognoses krijgen élke dag een update. Als het warm weer wordt, dan weet je dat de vraag naar barbecuevlees, ijsjes, water,… omhoog zal gaan en dat we die voorraden moeten uitbreiden. Als het WK Voetbal nadert, dan weten we dat we meer pintjes zullen verkopen.”
Elke vrachtwagenrit die we kunnen uitsparen naar ons distributiecentrum of naar onze winkels, is winst voor de planeet
Zo spelen een honderdtal factoren een rol in onze salesforecast. “We houden natuurlijk ook rekening met de eigenheid van al die 25.000 producten. Toiletpapier is iets totaal anders dan voeding, verse producten als fruit en groenten hebben dan weer een veel beperktere houdbaarheid dan een fles cola of een blik conserven.”
“Een grote retailer als Colruyt Laagste Prijzen beschikt over een massa historische data. Die hebben we in modellen gegoten, en die modellen worden onderweg dankzij machine learning nog slimmer en accurater. Maar ook de menselijke factor speelt een belangrijke rol. Colruyt Group doet natuurlijk al lang aan salesforecasting, we hebben daar heel veel expertise in opgebouwd. Die gooien we natuurlijk niet weg. Technologie speelt een steeds grotere rol in onze voorraadprognoses, maar we volgen nooit zomaar blind de aanbevelingen van onze salesforecast. Er zijn altijd uitzonderingen, waar onze mensen vaak nog een beter zicht op hebben dan computermodellen.”
Technologie speelt een steeds grotere rol in onze voorraadprognoses, maar we volgen nooit zomaar blind de aanbevelingen van onze salesforecast
Innovatief pilootproject
“De salesforecast is een complex project, waar we met heel veel mensen aan samengewerkt hebben”, benadrukt Aldo Goethijn. “De grootste uitdaging was dat we gigantische hoeveelheden data moeten verwerken, elke dag opnieuw. Dat vraagt ook een robuuste IT-infrastructuur. Maar we moesten ook voortdurend de mensen voor ogen houden voor wie we deze applicatie ontwikkelden. Dat zijn géén IT’ers.”
“We moesten dus een applicatie bouwen die onder de motorkap weliswaar bijzonder complex is, maar waarvan de interface bijzonder gebruiksvriendelijk en intuïtief is. We hebben dus niet alleen nauw samengewerkt binnen onze IT-afdeling, we hebben ook heel wat demo’s getoond aan de eindgebruikers en samen met hen van meet af aan iteraties doorgevoerd.”
“Dat maakt van de salesforecast een beetje een atypische Colruyt-applicatie”, vult Martine Verluyten aan. “Het visuele aspect was heel belangrijk. Elke dag enorme hoeveelheden data verwerken en analyseren is één ding, we moesten er ook in slagen om die inzichten op een toegankelijke manier te delen met de eindgebruikers. We mochten hen niet bombarderen met data. Ze kunnen snel en gemakkelijk grafieken tevoorschijn halen, die hen in één oogopslag de info toont die relevant is om de juiste voorraden tot in het distributiecentrum of tot in de winkels te krijgen.”
De salesforecast was voor de IT’ers bij Colruyt Group IT ook een technologische primeur, legt Goethijn uit. “Het was een pilootproject voor de ontwikkeling in Java. Vroeger bouwden we heel specifieke applicaties op een platform dat op maat gebouwd was voor Colruyt Group. Dat was soms een drempel om talent aan te trekken, want buiten de onderneming had geen enkele developer of engineer ervaring met dat platform. Nu hebben we gekozen voor de marktstandaarden. Dat heeft een grote impact op de developers die we aantrekken.”
‘Onze job overstijgt de pure IT’
Colruyt Group IT heeft een IT-afdeling met zo’n 2.000 medewerkers. “De schaal zorgt voor heel wat doorgroeimogelijkheden. Ik ben daar het levende bewijs van”, vertelt Aerts. “Ik was IT’er bij Colruyt Group IT, maar ik was gefascineerd door de mogelijkheden van big data. Ik heb me kunnen omscholen tot data scientist. Je kunt je loopbaan als IT’er heroriënteren zonder dat je ervoor van werkgever hoeft te veranderen. Ik heb een externe opleiding gevolg, maar het meeste heb ik on the job geleerd. Door samen te werken met experts in hun vakdomein. Door te doén.”
“Onze job overstijgt de pure IT”, vindt Verluyten. “De IT-afdeling staat niet op zichzelf. We werken niet op een eiland. We moeten ons inleven in de uitdagingen van andere mensen en andere afdelingen, we moeten in het hoofd van onze klanten kruipen. Ik heb heel veel geleerd van de reacties en de ideeën van de eindgebruikers van onze salesforecast. Die kruisbestuiving zorgt voor betere tools en applicaties.”
Experimenteren met de nieuwste technologie
“Er is een grote drive om te innoveren”, bevestigt Goethijn. “Wat mij vooral aanspreekt, is dat we altijd op zoek gaan naar oplossingen voor heel concrete problemen. De salesforecast is geen abstracte oplossing, wat we doen is bijzonder concreet: we zetten innovatieve technologie in om verspilling en vervuiling terug te dringen. Hoé we dat precies doen, is ondergeschikt aan het einddoel. We krijgen heel veel vrijheid in de manier waarop we softwareontwikkeling aanpakken.”
“In zo’n grote onderneming is infrastructuur of technologie ook geen obstakel. We kunnen experimenteren met de nieuwste technologie. Al springen we ook niet op elke nieuwe hype en gaan we onze IT-infrastructuur en onze technologie ook niet nodeloos complex maken of overschalen. Hij moet doeltreffend zijn, zonder overbodige franjes. Net zoals onze supermarkten.”
