​Ondernemers hebben een natuurlijke drang naar groei en impact. Ze willen de markt veroveren, innoveren en hun stempel drukken. Maar hun dagelijkse realiteit wordt vaak gedomineerd door een reeks onzichtbare kleine taakjes die zich ongevraagd tussen de belangrijke werkzaamheden wurmen. Ze breken de focus en nemen kostbare energie weg uit de motor van het ondernemen. Denk aan die ene factuur die nog moet worden opgevolgd, het document dat ergens in een volle mailbox of Google Sheet is verdwenen, data die manueel moet worden ingegeven… De lijst van kleine, repetitieve taken lijkt soms oneindig.

Focusverlies

"De grootste uitdaging in de administratie is niet één grote brok werk, maar de versnippering van al het werk dat er ligt," zegt Joris Dresselaers. Hij ziet vanuit zijn rol bij Visma dagelijks hoe ondernemers verdrinken in deze micro-taken: "Er zijn facturen die moeten worden opgevolgd, data die moet worden ingegeven, documenten die gezocht moeten worden, compliance-checks die moeten gebeuren, noem maar op. Al die dingen worden tussen de bedrijven door gedaan. Afzonderlijk lijken ze klein en onbelangrijk, tot je ze optelt. Dan besef je hoeveel tijd en focus ze opslorpen."

Deze constante afleiding van de core business heeft een dubbele prijs. Enerzijds vertraagt het werk en anderzijds daalt de kwaliteit van de administratie. Foutjes die in spreadsheets sluipen bijvoorbeeld, of deadlines die dreigen niet te worden gehaald.

“En dan hebben we nog niet gesproken van de groeiende lijst van compliance-verplichtingen die op ondernemers afkomt. De verplichte e-invoicing met Peppol die in orde gebracht moet worden, de GDPR die juridisch op orde moet staan, ESG-rapporteringen die eraan komen. Allemaal regels die goed zijn voor het grotere geheel,” erkent Dresselaers, “maar waardoor een ondernemer zich soms meer een ‘administratief medewerker’ voelt dan een bedrijfsleider die bouwt aan zijn zaak.”

Meetbare return on investment

Investeren Vlaamse KMO's wel voldoende in technologie om die verlammende versnippering aan te pakken?

"Volgens mij onderschatten heel veel kmo’s nog wat technologie en digitale tools voor hen kunnen betekenen," antwoordt Joris Dresselaers. "Te veel ondernemers denken dat dergelijke tools nog te veel geld kosten en dat ze daarop kunnen besparen. Maar het omgekeerde is natuurlijk waar. De kost van het niet te doen is groter."

Wat op het eerste gezicht een grote investering lijkt, valt in de praktijk vaak mee. De echte drempel zit dan vaak ook niet bij de prijs, maar bij de adoptie-mindset: "Het voelt aan alsof je er nog iets bij moet nemen en de processen zullen veranderen. Maar zodra ondernemers effectief de stap zetten om te investeren in software en automatisering, is de feedback bijna altijd universeel: ‘Waarom heb ik dit niet eerder gedaan?’”

Automatisering levert meer op dan enkel efficiëntie. Het geeft vooral 'peace of mind'. "Je weet zeker dat je processen automatisch lopen zoals ze moeten lopen," legt Dresselaers uit. "Er worden minder fouten gemaakt. Je moet minder dubbele data-entry en minder dubbel werk doen. Het werk dat je verzet kun je dan ook sneller factureren, waardoor je sneller betaald wordt.” Dat zorgt voor minder stress en veel meer ruimte om te focussen op het échte werk.

Die gemoedsrust vertaalt zich meteen in concrete cijfers. Een recente studie van de Universiteit Hasselt toont aan dat e-facturatie een besparing oplevert van €3,24 per uitgaande factuur en €5,77 per inkomende factuur. "Het is dus echt een financiële return on investment waar je elke maand van geniet,” benadrukt Dresselaers.

Ecosysteem van oplossingen, geen jungle van tools

Maar waar begin je als ondernemer? Het landschap van administratieve software kan overweldigend zijn. Yuki, Silverfin, Teamleader, Lucy, Dexxter… allemaal namen die voorbijkomen van tools die vaak overlappen en toch subtiel verschillen qua functionaliteit en doelgroep.

Dresselaers schetst hoe de Visma-groep die versnippering aanpakt met een ecosysteem van oplossingen, elk met een eigen niche, maar wel op elkaar afgestemd. “AML-Care automatiseert bijvoorbeeld anti-witwasprocedures zodat ondernemers en hun accountants daar niet langer met een berg papierwerk zitten. De accountant vraagt de ondernemer een assessment te doen en de procedure te doorlopen en de ondernemer rondt die dan geautomatiseerd af.”

“Een ander tijdrovend moment om alle informatie op te rakelen, is de personenbelastingaangifte. Silverfin en het recent overgenomen Twinntax automatiseren die aangifte.”

“Yuki boekt inkomende facturen automatisch in de boekhouding. Met de komst van e-invoicing worden de facturen automatisch doorgestuurd naar de Yuki-omgeving”

​"En dan zijn er Teamleader en Dexxter. Dexxter is een complete en laagdrempelige boekhoudoplossing voor eenmanszaken en freelancers waarmee ze zelf hun administratie en belastingen regelen. Teamleader daarentegen richt zich op het stroomlijnen van de administratie: Teamleader One is eenvoudige facturatiesoftware voor zelfstandigen, en Teamleader Focus biedt kmo's een totaaloplossing voor facturatie, projectmanagement, tijdsregistratie en klantenbeheer, " legt Dresselaers uit. Ten slotte is Lucy nog een andere facturatie- en invoicing-tool binnen de groep."

​"Cruciaal: de oplossingen werken samen, zodat ondernemers niet opnieuw in versnippering belanden. "De factuur die je maakt in Teamleader wordt bijvoorbeeld automatisch ingeboekt in je eigen gekozen boekhoudoplossing zoals Yuki." Dresselaers legt uit: 'Het is één ecosysteem dat tijd, fouten en frustraties wegneemt.'

Nieuwe ruimte om te ondernemen

Automatiseren is volgens Dresselaers pas het begin. De echte waarde zit in de inzichten die ontstaan wanneer data consistent en juist wordt bijgehouden. Inzichten die ondernemers en hun accountants helpen om betere beslissingen te nemen.

“Je automatiseert het compliance- en commoditywerk, en krijgt er inzichten voor terug,” legt hij uit. “Zowel voor de ondernemer als voor de accountant.”

En dat transformeert de rol van accountants. Want waar zij nu vaak hun tijd kwijt zijn aan administratief werk, ontstaat er ruimte voor een adviserende, inzichtelijke rol. “Ze kunnen dichter bij ondernemers staan, beter advies geven, strategie ondersteunen. In plaats van tijd te verliezen aan het opzoeken van cijfers.”

En voor de ondernemer zelf? Dankzij die inzichten nemen zij betere strategische beslissingen. Waar zit de groei? Welke producten doen het goed? Waar moet ik andere keuzes maken? Welke markten zijn interessant? Welke investeringen moet ik doen? Moet ik mijn marketing anders aanpakken of opschalen?

"Die inzichten helpen echt om die strategische keuzes te sturen," zegt Dresselaers. "En het zorgt er ook voor dat zowel accountants als ondernemers meer inzetten op klantrelaties. Ze staan gewoon dichter bij een klant in plaats van bezig te zijn met het opvolgen van mailtjes en allerhande administratieve rompslomp." Meer nog: “Ze maken ruimte vrij voor wat ondernemers echt willen doen: ondernemen.”

Automatisering gaat dus niet over technologie om de technologie. Het gaat over de versnippering tegengaan die ondernemers energie kost. “Technologie is geen doel op zich,” besluit Dresselaers. “Het is een manier om terug te keren naar de essentie: bouwen aan je zaak, in plaats van te verdrinken in administratie.” Zo transformeren we die administratieve overlast van een constante bron van stress naar een geautomatiseerde ondergrond waarop het echte ondernemerschap kan floreren.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
* Hieronder korte toelichting over de digitale tools die in dit artikel aan bod komen:

Accounton
Accounton automatiseert tijdrovende taken voor accountants, van de workflow voor persoonlijke inkomstenbelasting en AML-compliance (AMLCare) tot communicatie tussen accountant en klant (Kamigo). Door te koppelen met andere softwareleveranciers elimineert Accounton handmatige opvolging en administratie, vermindert het compliancerisico en maakt het tijd vrij voor hoogwaardig klantenwerk. https://www.accounton.io/

​BizzControl
BizzControl transformeert accountants in proactieve bedrijfsadviseurs, wat leidt tot slimmere beslissingen voor KMO's en waardevollere klantrelaties voor accountantskantoren. https://www.bizzcontrol.com/

​Dexxter
Dexxter is een online boekhoudplatform specifiek ontworpen voor eenmanszaken in België. Het helpt hen inkomsten te volgen, uitgaven te beheren en hun belasting- en btw-aangiften voor te bereiden. https://dexxter.be/

​Lucy
Lucy maakt e-facturatie slim en efficiënt. Ons platform biedt alles wat u nodig heeft om facturen te versturen, ontvangen en beheren via Peppol. Alles vanuit één enkele, AI-gestuurde, gebruiksvriendelijke interface. https://www.lucysoftware.eu/

​Silverfin
Silverfin biedt accountants de technologie en tools die ze nodig hebben om succesvoller te zijn. Voor zichzelf. Voor hun klanten. Het cloudplatform verbetert de efficiëntie, het concurrentievermogen en de winstgevendheid van compliance- en rapportagediensten en maakt de ontwikkeling en levering van nieuwe adviesdiensten mogelijk. https://silverfin.com/

Teamleader Focus
Teamleader Focus is gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's). Offertes opstellen, klantrelaties beheren, tijd registreren en factureren kan allemaal op één centraal platform. Hierdoor is alle relevante informatie altijd binnen handbereik.
Teamleader One is facturatiesoftware, specifiek gemaakt voor zelfstandigen. Onbeperkt e-facturen verzenden en ontvangen was nog nooit zo makkelijk. https://www.teamleader.eu/

Yuki
Yuki is een geavanceerd, cloud-gebaseerd boekhoudplatform dat is ontworpen om de financiële administratie te stroomlijnen. Het belangrijkste kenmerk is de hoge mate van automatisering, met name door slimme, AI-gestuurde documentherkenning en -verwerking, wat handmatige gegevensinvoer en fouten minimaliseert. Het functioneert als een geïntegreerd samenwerkingsplatform tussen ondernemers en hun accountants, en biedt realtime financiële inzichten via duidelijke dashboards. https://www.yukisoftware.com/