”Van je boekhouder verwacht je toch wat meer financieel advies?”

Wat als je boekhoudkantoor niet louter de boekhouding maar tegelijk een financiële coach is? Roel Van Uytvanghe bouwde een accountancykantoor dat bewust het klassieke model achter zich liet. De stapel factureren moet nog steeds verwerkt worden maar de echte samenwerking met ondernemers zit hem in een proactieve houding met diepgaand advies als meerwaarde en waar een real-time boekhouding een onmisbaar fundament is. Soms ook de moed om klanten te weigeren die niet in deze strategie passen.

Hoe de meeste boekhoudkantoren werken

Elk bedrijf gaat wel eens door een moeilijk periode. De cashflow die niet meezit, personeel dat je moet laten gaan. Zoiets brengt slapeloze nachten met zich me. En ergens in die periode zit je bij je boekhouder, die al vele jaren je dossier beheert. Hij kent jou, hij kent je cijfers en van de boekhouding heb je geen klagen. Die boekhouding wordt op zich correct beheert. En je krijgt alle antwoorden op de vragen die je stelt. Maar niemand stelt de vragen die je als ondernemer niet altijd zelf weet te formuleren. “Wat is er nu eigenlijk fout gelopen?” “En hoe pakken we het vanaf nu aan zodat zoiets veel vroeger kan worden aangepakt?” Een herkenbaar en veel voorkomend probleem dat Roel al tien jaar oplost.

Roel maakt het concreet met een beeld dat veel ondernemers zullen herkennen. 'Eén keer per jaar, ergens rond de jaarafsluiting, zit je samen met je boekhouder. Je overloopt de cijfers, bespreekt het resultaat, en kijkt waar er nog iets te optimaliseren valt."
Het is een aanpak die voor veel kantoren logisch gegroeid is. Je start als boekhouder, bouwt een netwerk op, de klanten komen vlot binnen en er komen medewerkers bij. En voor je het weet, draait de machine op volume. Dat is nu eenmaal het klassieke groeipad is in de sector. Eén keer per jaar een afspraak om de cijfers door te nemen, en dat is voor veel ondernemers al jarenlang de norm.
Een jaarlijkse afspraak rond de afsluiting, dat is uiteraard belangrijk. Maar een ondernemer verdient meer dan één moment per jaar waarop iemand echt meekijkt. Frequenter, dieper, en altijd vanuit de vraag: waar staan we nu, en waar gaan we naartoe?"

"Trouwens, België is geen belastingparadijs. Je verloningssysteem, je financieringsstructuur, je investeringsstrategie: die moet je tot in het detail optimaliseren. Als niemand je daarin proactief begeleidt, dan is de kans groot dat het vroeg of laat eens fout loopt omdat niemand tijdig heeft ingegrepen. Of dat je jaarlijks veel meer belasting betaald dan wat nodig is.

Hoe het ook anders kan

Roel noemt zichzelf en zijn kantoor bewust een ondernemingscoach. Het is een term die soms wenkbrauwen doet fronsen. "Er zijn veel ondernemerscoaches", geeft hij toe. "Maar wij zijn iets anders. Een ondernemingscoach vertrekt vanuit een real-time boekhouding. Vanuit die boekhouding geven we fiscaal, financieel en juridisch advies. Met als doel om samen met de klant ondernemend te besturen."

Dat woordje samen is niet toevallig. Het is de kern van alles. Roel wil niet de adviseur zijn die eens per kwartaal een rapport opstuurt en wacht op vragen. Hij wil de partner zijn die aan tafel zit, meevoelt wat er leeft in het bedrijf, en proactief signaleert wat er moet gebeuren. Soms wekelijks, soms maandelijks, altijd met de cijfers als kompas én het buikgevoel van de ondernemer als gids.

"Mijn grootste drijfveer is als ik en mijn team samen met een zaakvoerder, vanuit cijfers en inzicht aanvoelen dat we ondernemende stappen aan het nemen zijn. Dat we een verschil maken."

Real-time boekhouding is geen marketingterm, maar een dagelijkse norm

Alles begint bij de data. En bij de kwaliteit van de data. Wanneer een nieuwe klant overstapt naar Roel, begint er altijd hetzelfde ritueel. Hij kijkt naar de openstaande lijsten in de boekhouding. Klanten, leveranciers, documenten. "In negen van de tien gevallen moet ik samen met die klant vaststellen dat er facturen uit 2022 of 2023 nog openstaan. En dan schrikt die klant. Die wist dat helemaal niet. Die dacht dat zijn boekhouding correct werd uitgevoerd."

Het is niet altijd onwil geweest bij het vorige kantoor. Het is het logische gevolg van een model gebouwd op volume. Als een boekhouder honderd of meer klanten beheert, is proactief herstelwerk eenvoudigweg niet haalbaar. En dat gebrek aan tijd vertaalt zich in blinde vlekken die de klant nooit ziet, tot hij overstapt.

Roel werkt uitsluitend met de bedrijfssoftware van Exact. Alle klanten hun boekhouding in één platform, zonder uitzonderingen. "Een van mijn kernwaarden is efficiëntie. Ik heb één platform gekozen en ben er nooit meer van afgeweken. Als een nieuwe klant overstapt en een ander boekhoudprogramma gebruikt, wordt vriendelijk maar duidelijk gevraagd om de koppeling naar Exact te maken.

De keuze voor Exact was ook strategisch. "Ik keek naar de Nederlandse markt, waar Exact tien jaar geleden al vijftig à zestig procent marktaandeel had. Dan wist ik: dit gaat hier ook de standaard worden." En het platform doet wat hij belooft: vrijwel elke externe tool, van bonnetjesapps tot cashflowdashboards, koppelt daar naadloos mee samen.”

Met de komst van verplichte e-facturatie via Peppol merkt Roel nu al het verschil. "We moeten veel minder achter klanten aanzitten. Facturen komen gewoon via Peppol in de administratie terecht. Dat is een zegen." De tijdswinst die dat oplevert, stopt hij niet in zijn eigen marge. Die gaat naar zijn klanten: meer gesprekken, meer advies, meer hulp.

Wat advies écht betekent

De advieslaag die Roel over de boekhouding legt, is breed. Fiscaal, financieel en juridisch. Voor het juridische werkt zijn zus mee, een fiscaal jurist die contracten opmaakt en over juridische vragen waakt. Maar de kern van wat hij zelf doet, is financieel. En dat gaat opvallend ver.

Als een ondernemer een grote investering wil doen en daarvoor naar de bank moet, zit Roel en zijn team mee aan tafel. Hij bereidt het dossier voor, vertaalt de cijfers naar banktaal en denkt mee over het type financiering. Want ook daar schuilt een valkuil die weinig ondernemers zien.

"Recent zat ik nog in een gesprek waarbij een ondernemer in het verleden richting werkkapitaal werd gestuurd, terwijl hij eigenlijk groeikapitaal nodig had. Dat zijn fouten die een onderneming jaren met zich meesleept."

"Ik merk dat KMO's heel vaak de verkeerde financieringsproducten aannemen. Niet altijd omdat ze te duur zijn, maar omdat ze niet passen bij wat de ondernemer eigenlijk nodig heeft. En dan zijn ze blij dat de bank ja zegt, terwijl een andere formule of zelfs een andere bank soms veel beter zou passen.

​De meeste klanten zitten minstens per kwartaal samen met het kantoor. Grotere dossiers maandelijks. Soms rijdt Roel gewoon langs op het bedrijf of doet hij een spontaan telefoontje. "Om te voelen wat er veranderd is, welke investeringen er zijn gemaakt, wat de ondernemer bezighoudt. Pas dan kun je echt meedenken."

AI als volgende stap in de stille revolutie

De invoering van verplichte e-facturatie via Peppol is nog maar drie maanden oud, maar de impact is al voelbaar. Roel en zijn team moeten minder achter klanten aanzitten. Zo hebben ze meer tijd voor wat er écht toe doet voor hun klant en voor zichzelf. De bedrijfssoftware van Exact is daar een goed platform voor die ons veel tijd helpt besparen.

"Vanmorgen zat een collega met dertien pagina's afschrijvingselementen die manueel moesten worden ingevoerd, omdat die uit een ander boekhoudprogramma kwamen. Dat is waanzin. Ik hoop oprecht dat AI in de toekomst een assistent voorziet waarbij je gewoon zegt: kijk, deze dertien pagina's, verwerk die op deze manier. En dat die het vanzelf doet. Exact Online zet daar nu al op in. Ik heb daar alle vertrouwen in.

De combinatie van real-time boekhouding, externe tools die naadloos koppelen, Peppol als nieuwe infrastructuur en AI als volgende stap zijn voor Roel geen losse evoluties. Het is één beweging die zijn model steeds sterker maakt.

​Wat klanten merken als ze overstappen

Klanten die jarenlang bij een klassiek kantoor hebben gezeten en daarna bij Roel en zijn team terechtkomen, benoemen het verschil opvallend concreet. Niet "betere service" of "een fijnere samenwerking", maar iets tastbaars: ze weten eindelijk waar ze staan. Ze hebben een actueel beeld van hun cijfers, een gesprekspartner die proactief signaleert, en een plan dat verder reikt dan het einde van het boekjaar.

"Ze staan er terug voor als zaakvoerder", zegt Roel. "Met een richting en de middelen om die te volgen. Dat is wat het verschil maakt."

Dat is ook precies het tegengestelde van ‘de jaarlijkse afspraak met de boekhouder’, waarbij je antwoorden krijgt op de vragen die je stelt, maar niemand de vragen stelt die je zelf nog niet weet te formuleren.

Voor Roel is de boekhouding een instrument om de toekomst van een bedrijf te sturen, en de ondernemer daarin de scherpste beslissingen te laten nemen.